Resource

Succesvol automatiseren begint bij het overstapproces

Boekhouden is meer dan cijfers verwerken en jaarlijks terugblikken op de resultaten. In de visie van accountantskantoor Tamek is het naast de klant staan en die real-time van advies voorzien. Yuki blijkt daarin de juiste softwarepartner.

Vijftig procent. Dat is het percentage tijd dat accountant Franc Meijer van Tamek en zijn collega’s vrij spelen sinds een groot deel van de boekhouding is geautomatiseerd. Tijd ‘over’ heeft hij niet: het kantoor met zes vestigingen in regio Zwolle groeit en ook hier is de arbeidsmarktkrapte voelbaar. ‘We zaten op zaterdag regelmatig op kantoor voor de laatste btw-aangiftes. Dat komt niet meer voor’, vertelt hij. ‘Bovendien zie ik dankzij het overzichtelijke dashboard meteen opvallende zaken, zoals onverwacht hoge kosten of een tegenvallende omzet. Dan bel ik de klant even.’

Overzichtelijk platform

Dit was precies het doel van de directie toen die in 2019 besloot om te kijken naar een toekomstbestendig boekhoudplatform. ‘Onze visie was om verregaand te automatiseren’, vertelt Meijer. ‘We willen efficiënter werken om meer tijd te besteden aan dienstverlening en advies.’ Yuki sprong er meteen uit. ‘Dit online platform biedt een hoge automatiseringsgraad en is eenvoudig in gebruik voor zowel ons als onze klanten. Zo verloopt alle communicatie met klanten via het portaal. Dat voorkomt dat mails blijven liggen: je ziet in één oogopslag of er een vraag is gesteld bij een in- of verkoopfactuur.’

Daadwerkelijk succes

De overstap betekende voor Tamek niet alleen leren omgaan met andere boekhoudsoftware, maar vooral ook een compleet andere manier van werken. Daarom besteedt Yuki veel tijd en aandacht aan het onboardingsproces. ‘Mijn functietitel Customer Success Manager omschrijft het perfect’, vertelt Jamie van Rest. ‘Ik ben ervan overtuigd om van werken met Yuki daadwerkelijk een succes te maken. En dat is geen kwestie van een softwarepakket over de schutting gooien en mensen een middag trainen. Het vraagt om een gedegen strategie.’

Omslag maken

Zo brengt Van Rest eerst in kaart wat het automatiseren moet opleveren. ‘Vervolgens kijken we naar hoe het team eruit ziet, welke valkuilen er te verwachten zijn en wat er nodig is om echt anders te gaan werken. Daar steek ik de begeleiding op in. De Yuki Way, noemen we dat. Die omslag maken vraagt tijd: mensen moeten technisch anders werken en vaak ook een andere rol innemen. Door de automatische controles ontstaan inzichten die de accountant kan vertalen naar bruikbare kennis voor de ondernemer.’

Andere focus

Ook bij Tamek was dat de grootste uitdaging in het veranderproces. Van Rest: ‘Yuki’s kwaliteitsmonitor doet elke nacht volautomatisch 21 kwaliteitscontroles op de belangrijkste hoofdonderdelen van de administratie. Het voordeel is dat de medewerkers die de administratie verwerken, zo meer tijd hebben om zaken op te pakken die aandacht nodig hebben.’ Meijer: ‘Dat was wel wennen: mensen vonden het aanvankelijk lastig om de controle los te laten of iets niet tóch even ‘snel’ handmatig in te voeren.’ Een bijkomend obstakel was dat de boekhoudkundig medewerkers op verschillende vestigingen werken. Van Rest: ‘In de praktijk betekende dit dat zij na de training niet even konden sparren met collega’s bij vragen. Dat hebben we opgelost door twee key users op te leiden die nu als vraagbaak dienen voor alle vestigingen.’

Maatwerk

Ook vroeg de implementatie hier en daar maatwerk. ‘Zo werkt Tamek met relatiemanagers’, vertelt Van Rest. ‘Zij zijn de schakel met de ondernemer. Het is hun taak de klant te enthousiasmeren om de app en het online platform te gebruiken. Maar zelf werken zij niet met Yuki. Door de relatiemanagers een aparte training te geven, kunnen zij alsnog goed overbrengen wat het platform ondernemers biedt.’ Meijer: ‘En dat merken we: een enkeling werkt nog op de oude manier, maar nieuwe klanten en jonge ondernemers pakken het snel op.’

Real-time advies

Daardoor zien de accountants van Tamek nu ook het enorme verschil. ‘Voor sommige klanten, die niet met Yuki werken, hebben we net de jaarrekening van 2020 afgerond. Een adviesgesprek daarover is nu dan nog weinig zinvol’, vertelt hij. ‘Andersom hebben we steeds meer klanten die meteen aan de slag gaan met Yuki. Hun leveranciers sturen de facturen rechtstreeks naar de inbox van Yuki. Daar worden de facturen automatisch herkend en verwerkt in de digitale archiefkast. En via de app zien de klanten precies hoe ze ervoor staan. Wij kunnen ze vervolgens real-time van advies voorzien of proactief benaderen. Er is meer persoonlijk contact. En niet alleen bij het jaarlijkse adviesgesprek, maar juist het hele jaar door.’

Smaak te pakken

Hoe Franc Meijer terugkijkt op de overstap? ‘De goede begeleiding werpt echt zijn vruchten af’, vindt de accountant van Tamek. ‘Inmiddels hebben we de smaak te pakken. De komende tijd hopen we onze automatiseringsgraad nog verder omhoog te brengen.’ Jamie van Rest: ‘Dankzij de begeleiding, de kwaliteitsmonitor en het enthousiasme van medewerkers en ondernemers bereiken kantoren gemiddeld 60 procent efficiëntie. Sommigen scoren nog hoger. Maar zelfs als je de helft van de tijd bespaart, kun je je business al verdubbelen.’

Deze blog is in samenwerking met Accountancy Vanmorgen gemaakt.