Checklist voor een efficiënte jaarafsluiting van de boekhouding
De jaarafsluiting een stressvolle periode? Als je nog met een traditioneel boekhoudpakket werkt, dan knik je nu ongetwijfeld van ‘ja’. Maar het kan ook anders. In dit artikel zetten we je op weg met een handige checklist. De interessantste hack? Die verklappen we pas op het einde van dit artikel.
Wat is een jaarafsluiting?
Wil je een betrouwbaar beeld van de financiële situatie van je bedrijf? Dan is een correcte jaarafsluiting cruciaal. Want in de jaarafsluiting worden de financiële gegevens van een bedrijf geanalyseerd, gecontroleerd en vastgelegd. Het is op basis van dit proces dat ondernemers en managers beslissingen nemen over de toekomstige groei en ontwikkeling van het bedrijf.
Bovendien ben je als onderneming verplicht om aan de belastingdienst te tonen hoeveel belasting je moet betalen.
Wat is een maandafsluiting van de boekhouding?
Soms is het interessant om maandelijks de boeken te sluiten en financiële rapportages op te stellen. Waarom? Omdat je als bedrijf zo je financiële prestaties regelmatig kunt volgen en aanpassen aan veranderende omstandigheden. Bovendien kan je met een maandafsluiting beter budgetten opstellen, je inkomsten en uitgaven volgen, en knelpunten identificeren.
Wanneer is de jaarafsluiting van een boekhouding?
De jaarafsluiting voor de boekhouding hangt af van de wetgeving in het land waar het bedrijf gevestigd is en de verplichtingen die daarmee gepaard gaan. In veel landen, waaronder in Nederland, valt het boekjaar samen met het kalenderjaar, dus van 1 januari tot en met 31 december. Een boekjaar kan echter ook een andere periode beslaan (bijvoorbeeld vanaf 1 juli tot en met 30 juni) in dat geval is er sprake van een gebroken boekjaar.
De datum waarop het boekjaar eindigt, wordt vaak aangeduid als de 'balansdatum'. Als accountant weet je dat je dan de boeken moet sluiten en moet starten met de samenstelling van de financiële rapportages. Deze rapportages nemen soms een aantal maanden in beslag.
De checklist: hoe sluit je een boekjaar af?
Je boekjaar met succes afsluiten? Volg deze zeven stappen.
- Verzamel alle financiële gegevens en transacties die relevant zijn voor de afsluiting van het boekjaar. Dit zijn facturen, bankafschriften, salarisstroken en andere documenten die inkomsten en uitgaven weergeven.
- Voer een eindbalans op. Dit is een overzicht van de huidige financiële positie van het bedrijf, inclusief de waarde van activa en passiva.
- Maak een winst- en verliesrekening. Dit geeft aan of het bedrijf winst of verlies heeft geboekt gedurende het boekjaar.
- Controleer de financiële gegevens. Verifieer de gegevens, stel eventuele correcties op en verwijder dubbele boekingen.
- Maak een begroting voor het volgende boekjaar.
- Maak een overzicht van de belangrijkste gebeurtenissen van het voorbije boekjaar, en leg uit hoe deze zich hebben vertaald in de financiële resultaten van het bedrijf.
- Publiceer de financiële gegevens van het bedrijf en maak deze beschikbaar voor stakeholders zoals aandeelhouders, investeerders en de belastingdienst.
Traditioneel versus digitaal boekhouden: de drie grote verschillen
De impact van intelligente boekhoudsoftware op een efficiënte jaarafsluiting is immens. Dankzij cloud-based boekhouden en automatisering kan je een groot deel van je boekhouding automatisch verwerken. Zo verminder je bergen handmatig werk en je win je zeeën aan tijd. We zoomen wat dieper in op de voordelen:
Tijdswinst
Handmatig invoeren van gegevens in boeken of spreadsheets kost veel tijd, vooral als er veel te verwerken transacties zijn. Gevolg? Vertragingen bij het afsluiten van het boekjaar. Met cloud-based boekhouden worden gegevens automatisch geïmporteerd van bank- en creditcard rekeningen, facturen en andere documenten, wat je een enorme tijdswinst oplevert.
Minder fouten
Handmatig invoeren van gegevens kan leiden tot fouten, zoals typefouten, dubbele boekingen of verkeerde categorisering van transacties. Gevolg? Onjuiste financiële rapportages. Dankzij cloud-based boekhouden worden gegevens automatisch gecontroleerd en gevalideerd, wat het risico op fouten aanzienlijk verminderd.
Uitgebreide analyse- en rapportagemogelijkheden
Traditioneel boekhouden biedt vaak beperkte mogelijkheden voor analyse en rapportage. Gevolg? Inzicht krijgen in de financiële prestaties van het bedrijf is soms een moeizaam proces. Dat is niet niet zo met cloud-based boekhouden. Prognoses maken is kinderspel waardoor je je plannen en budgetten beter kan beheren.
Investeer in slimme software zoals Yuki
Je jaarafsluiting snel en correct afhandelen? Vertrouw hiervoor op Yuki. Kijk even mee hoe dit slimme boekhoudpakket werkt.
De basis zit meteen al goed want dankzij de periodieke controle wordt de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de administratie voortdurend gecontroleerd. Yuki’s kwaliteitsmonitor doet dit elke nacht volautomatisch en geeft je kwaliteitsscores op 21 verschillende onderdelen. In één oogopslag zie je wat de aandachtsgebieden zijn en ontbrekende documenten kan je met één druk op de knop opvragen bij je collega’s.
Kortom, met Yuki wordt de jaarafsluiting makkelijker, sneller én leuker en houd jij tijd over voor zaken die meer toegevoegde waarde leveren aan de organisatie. Handig, toch?
Meer weten over Yuki?
