Eén boekhoud­programma, zes Tamek vestigingen

Toen de vorige softwareleverancier bekendmaakte de activiteiten op termijn te stoppen, moesten alle zes accountantskantoren van Tamek over op een nieuw boekhoudprogramma. De directie van Tamek vormde direct een team dat op zoek ging naar het best passende alternatief. In hun geval het boekhoudplatform Yuki. Met een soepele overgang naar de nieuwe boekhoudsoftware zijn zowel kantoren als klanten enthousiast over Yuki. “Het team van Yuki heeft ons intensief bijgestaan om van deze overgang een succes te maken.”

Frank Meijer, Senior Accountant bij Tamek en lid van de automatiseringscommissie, was onderdeel van het team dat op zoek ging naar het nieuwe, vervangende boekhoudprogramma. Hij maakte het aanbestedingstraject voor een nieuw boekhoudpakket  van dichtbij mee. “Een collega had positieve ervaringen met Yuki. Mede daardoor namen we Yuki mee als één een van de opties”, blikt hij terug op het selectieproces. “Het eerste gesprek met Yuki zorgde meteen voor enthousiasme binnen ons team. Niet alleen omdat Yuki als platform veel voordelen biedt, waaronder vergaande automatisering, maar ook omdat de mensen van Yuki oprecht betrokken zijn waren. Ze maakten ons van begin af aan duidelijk dat we er tijdens het overgangsproces niet alleen voor stonden. Na afronding van ons onderzoek stemde het team unaniem voor Yuki,” vertelt Meijer.  

Meer tijd om de klant te adviseren

Het nieuwe boekhoudprogramma moest uiteraard passen bij de werkwijze van de kantoren, maar ook bij de wensen en behoeften van de klanten. Gezien de grote hoeveelheid medewerkers en klanten, moest de keuze van de nieuwe software de juiste zijn. Eén van de eisen die Meijers team stelde aan de nieuwe boekhoudsoftware was de mogelijkheid om vergaand te automatiseren. Een andere wens was om de communicatie tussen accountant en klant efficiënter te laten verlopen. Yuki bleek aan beide eisen te voldoen. “Yuki is een erg efficiënte boekhoudsoftware om administraties mee te voeren”, vindt Meijer. “De automatiseringsgraad is hoog en gaat tijdens het gebruik alleen maar verder omhoog. Daardoor kun je administraties steeds sneller verwerken en hoef je veel minder handmatig te boeken. Zo houd je als accountant meer tijd over om de klant te adviseren.”

Continu inzicht in de cijfers

Gerben Eibrink is administratief medewerker bij Tamek en aangewezen als Yuki-superuser. In die rol fungeert hij als interne vraagbaak. Eibrink deelt de  mening van collega Meijer. “Bij de invulling van mijn functie heeft in korte tijd een verschuiving plaatsgevonden, met name dankzij de automatiseringsmogelijkheden die Yuki biedt. Ik besteed nu bijvoorbeeld minder tijd aan het boeken van administraties en heb juist meer tijd om administraties te controleren en analyseren. Yuki beschikt daarvoor over een kwaliteitsmonitor dat aan de hand van real-time informatie en via een overzichtelijk dashboard continu inzicht geeft in de cijfers. Heel waardevol bij het adviseren van de ondernemer.”

Erg prettig overstapproces

Naast  de technische mogelijkheden die het toekomstige boekhoudprogramma moest bieden, was een soepele overgang van het oude naar het nieuwe systeem een absolute must. Meijer: “We waren vooraf heel scherp op de kwaliteit van het onboardingsproces en de support. In het verleden hebben wij vaker dan eens meegemaakt dat een softwareleverancier problemen over de schutting gooide en aangaf dat we ons maar moesten zien te redden.” Tot genoegen van Meijer en zijn collega’s bleek al snel dat Yuki zijn beloftes over kwalitatief hoogwaardige onboarding en ondersteuning waarmaakte. “We zijn daarover hartstikke tevreden. Het overstapproces is erg prettig verlopen. Het team van Yuki heeft ons intensief bijgestaan om van deze overgang een succes te maken.”

De benodigde aandacht en begeleiding

De accountants van Tamek kregen eerst een generieke training; wat Yuki inhoudt en hoe het platform werkt. Daarna gingen we de verdieping in en volgde er een traject op maatwerk met de benodigde begeleiding. Meijer: “Het team van Yuki hield continu in de gaten waar we stonden in het proces, zowel organisatiebreed als op individueel niveau. Onze accountants zijn bij de hand genomen op een prettige, gestructureerde en efficiënte manier; zowel online als bij ons op locatie. Yuki was altijd bereikbaar om vragen te beantwoorden. De accountants die wat meer moeite hadden met de automatisering kregen extra aandacht en begeleiding. Dankzij deze proactieve en persoonlijke aanpak hebben al onze accountants een goed gevoel gekregen met Yuki.”

Klanten enthousiasmeren om over te stappen

Tot nu toe zijn klanten enthousiast en werken ze graag mee aan de overstap naar Yuki.  De uitleg en ondersteuning vanuit Tamek richting de klant helpt daar ongetwijfeld bij. Eibrink: “Door ze de boekhoud-app van Yuki te laten zien en ze te vertellen over het platform, krijg ik de meeste ondernemers snel mee. Daarnaast organiseert Yuki sessies voor ondernemers waarin de software wordt uitgelegd en de klant vragen kan stellen. Ook leggen wij onze klanten uit hoe ze hun administratie het beste kunnen aanleveren, zodat cijfers up-to-date, correct en volledig zijn. Wat resulteert in de beste en meest actuele inzichten in hun bedrijfscijfers.”

Yuki is een aanrader

Inmiddels kunnen de kantoren zelfstandig met Yuki werken. Meijer: “We hebben de overstap snel en goed op de rit gekregen, al is het wel een geruststellende gedachte dat we altijd kunnen blijven rekenen op ondersteuning. Alles bij elkaar, zou ik Yuki absoluut aanraden aan collega-accountants die willen overstappen naar een ander boekhoudpakket.” Eibrink deelt het enthousiasme van zijn collega. “De software is gebruiksvriendelijk en geeft helder en snel inzicht in de cijfers.”

Over Tamek Groep Accountants & Belastingadviseurs

Tamek is een middelgroot kantoor, met ongeveer 90 medewerkers, en is gespecialiseerd in  accountancy en belastingadvies. Het kantoor levert een breed scala aan diensten: boekhouding, jaarrekeningen, loonadministratie, personeelsadministratie en belastingaangiftes en - advies. Tamek is in 1990 ontstaan door een fusie van vier kleinere accountantskantoren. Inmiddels beschikt Tamek over zes vestigingen, verspreid over steden en dorpen in de Kop van Overijssel. Het kantoor bedient in deze regio zo’n 3000 klanten, grotendeels MKB’ers, verdeeld over meer dan 20 branches.