Resource
Piekdrukte? Tijd voor een nieuwe mindset!
Piekdrukte binnen jouw accountants- of administratiekantoor? Je bent zeker niet de enige die deze stressvolle periode kort voor de btw-deadline ervaart. De enorme toestroom van vergeten bonnetjes en facturen of een verdwaalde ordner die een ondernemer ergens opgeduikeld heeft. En dat niet bij één klant, maar bij alle klanten. Tegelijkertijd. Herkenbaar? Dan is het hoog tijd om te innoveren.
Er zijn genoeg accountants die al spontaan in de stress schieten bij een terugblik (of vooruitblik) van alwéér zo’n heftige afsluiting van een kwartaal of boekjaar. Wellicht zie je dit als een noodzakelijk kwaad of als iets wat er nou eenmaal bijhoort. Toch is het eigenlijk niet nodig en zelfs gemakkelijk te voorkomen. Er zijn namelijk een aantal manieren waarop jij er als accountant voor kan zorgen dat je geen last meer hebt van de piekdrukte. Wij delen hier alvast één van de sleutels voor een stressvrij kwartaal: innoveren.
Innoveren. Het is en blijft een containerbegrip. Er valt op elk gebied wel wat te innoveren. Maar voor accountants zijn, op korte termijn, drie soorten innovatie absoluut onmisbaar. Namelijk:
- Innovatieve samenwerking (met klanten)
- Innovatie binnen je team
- Technologische innovatie
Innovatief samenwerken
Samenwerken doe je dagelijks. Maar een van de vele samenwerkingsrelaties waar je business vanaf hangt, is die met je klanten. Je doet er natuurlijk al alles aan om ervoor te zorgen dat klanten zo tevreden mogelijk zijn én blijven. Daarnaast zorg je ervoor dat ze altijd bij je terecht kunnen en dat je ze bijstaat met raad en daad. Toch kan deze samenwerking vaak wel wat innovatie gebruiken. Zeker als je de piekdrukte structureel wilt verminderen.
Een betere samenwerking met klanten betekent namelijk:
- Vaker en vooral beter communiceren
- Sneller op elkaar kunnen inspelen
- Een leuker boekhoudproces voor klanten
Zo bespaar je tijd, zorg je ervoor dat er een stuk minder miscommunicaties kunnen ontstaan en hoef je niet steeds dezelfde vragen te stellen of bepaalde documenten opnieuw te verwerken.
Daarnaast betekent een leuker boekhoudproces voor klanten ook nog eens dat het niet dat ene vervelende taakje is, waar de gemiddelde drukke ondernemer eigenlijk geen tijd voor (of zin in) heeft. Het aanleveren is dan ook meteen geen issue meer.
Hoe je als accountant definitief afrekent met de piekdrukte
Innovatie binnen je team
Het personeel maakt een kantoor. Maar goed en gekwalificeerd personeel is lastig te vinden. En het ziet er niet naar uit dat dit snel veel gemakkelijker gaat worden.
Innovatie kan ook hier een uitkomst bieden. Automatiseren, robotic accounting, machine learning… Het zijn allemaal ontwikkelingen waardoor medewerkers binnen accountantskantoren meer tijd krijgen. Wat betekent dat het personeel meer tijd en ruimte krijgt om door te groeien. Zo kunnen je bestaande collega’s zich focussen op het ontwikkelen van essentiële competenties waar je anders waarschijnlijk nieuwe medewerkers voor had moeten zoeken. Dit kan zeker hét verschil maken voor de piekdrukte. Je hebt immers niet meer mensen nodig, om meer gedaan te krijgen. Je moet alleen de juiste mensen nog effectiever inzetten.
Technologische innovatie
We eindigen waar het eigenlijk allemaal begint: technologische innovatie. Technologische innovatie stuwt innovatie binnen je team, en maakt een innovatieve samenwerking met klanten mogelijk.
In een ideale situatie zorgen technologische innovaties voor de extra stap richting het voorkomen van de piekdrukte en het verminderen van de druk op het personeel. Accountants- en administratiekantoren die technologische ontwikkelingen op de juiste manier inzetten zullen dan ook ontdekken dat ze hiermee enorme stappen maken. Belangrijk is om de focus van procesmatige en veelal handmatige werkzaamheden te weerleggen naar de focus op het adviseren van de klant. Dit hoeven geen tijdrovende en ingrijpende innovaties te zijn. Denk bijvoorbeeld aan een handige scan-app waarmee klanten eenvoudig een foto maken van een bonnetje en deze meteen kunnen insturen. Zo ontstaat er met een vrij simpele technologische innovatie een constante flow van facturen.
Digitalisering, het automatiseren van handmatige handelingen, het inzetten van slimme software, datagedreven werken… Kijk wat mogelijk is en kies voor de juiste benadering. Zo zorg je ervoor dat de boekhouding in de volgende btw-maand een stuk efficiënter verloopt.
Reken af met piekdrukte
Deze start inspireert je hopelijk de juiste stappen te zetten naar een stressvrij kwartaal. Maar het fijne is over dit onderwerp natuurlijk nog lang niet verteld. Meer weten over de manieren waarop je jouw kantoor kan innoveren en transformeren tot een geoliede machine die nooit meer last van piekdrukte heeft?
Download dan ook ons e-book ‘Nooit meer kwartaalstress’ en ontdek hoe je als accountant definitief afrekent met piekdrukte.
Nooit meer last van piekdrukte?