FAQ

Starten met Yuki
Hoe begin ik als ondernemer met Yuki?

Beginnen met Yuki is eenvoudig. Zodra je toegang hebt tot je portaal kun je beginnen met het invullen van de nodige gegevens om een compleet beeld te creëren. Volg de stappen op onze pagina ‘met een nieuw domein starten’ en je bent klaar voor een vliegende start!

Het aanleveren van de bestanden (denk aan documenten en banktransacties) kun je op verschillende manieren doen:

  • Direct inscannen
  • Uploaden
  • Via Dropbox
  • Via Google Drive
  • Mail
  • Met de Yuki Assistant (onze app voor iOS en Android)

Het inloggen en vervolgens navigeren in Yuki én de verschillende functionaliteiten/features waarvan je binnen een domein gebruik kunt maken worden beschreven in de artikelen: Hoe kan ik inloggen in mijn domein in Yuki? en Hoe kan ik navigeren in mijn domein in Yuki?

De software laat zich vrij eenvoudig leiden, maar met vragen kun je een kijkje nemen op onze support pagina’s, waar we (bijna) alle vragen wel uitgewerkt hebben. Toch die ene unicorn vraag gevonden? Neem dan contact op met support.

Hoe kan ik overstappen?

Het liefst ben je druk bezig met de dingen die er echt toe doen. En laten we eerlijk zijn, overstappen op een nieuw systeem is niet een van deze dingen. Daarom stap je met Yuki moeiteloos over. Zo kan je zo snel mogelijk weer verder met het echte werk.

Plan een demo in met Yuki en voor je het weet hebben je cijfers kleur. Je kunt namelijk in één dag overstappen, al is ruimer de tijd nemen natuurlijk ook prima. Samen helpen we je om zo eenvoudig en zo snel mogelijk al je administratie vanuit je huidige boekhoudsoftware over te zetten in Yuki. Nog nooit boekhoudsoftware gebruikt? Geen zorgen. Ook dan zorgen we ervoor dat je boekhouding snel in Yuki staat, zodat jij meteen kunt beginnen. Daarnaast staat er altijd wel een Customer Success Manager klaar met advies op maat.

Op welke manieren kan ik mijn cijfers vanuit een ander pakket importeren in Yuki?

Om je aan die vliegende start in Yuki te helpen, hebben we het importeren van historische cijfers eenvoudig gemaakt. Je kunt al je transacties van vóór de startdatum van je administratie vanuit je oude softwarepakket importeren. Zo heb je meteen vergelijkende cijfers.

Om de import succesvol te voltooien, hebben we een Import Wizard gemaakt die je stap voor stap door het proces leidt. Let wel, alleen een gebruiker met ‘backoffice’ rol in het domein of eventueel de rol ‘externe accountant’ kan historische cijfers importeren.

Nog meer informatie nodig? We leggen de negen stappen van de Import Wizard in detail uit op onze support pagina.

Facturen & Offertes
Kan ik vanuit Yuki factureren?

Dat kan uiteraard! Daarvoor hebben we de feature ‘Yuki Factuur’ in het leven geroepen. Hiermee kun je zelf digitale (periodieke) verkoopfacturen aanmaken. Je kunt een artikelbestand opbouwen, prijslijsten definiëren en diverse lay-outs aanmaken om zo altijd en heel snel de juiste verkoopfactuur automatisch naar je klant sturen. Deze verkoopfacturen worden na het versturen direct in de boekhouding verwerkt en in de juiste ordner geplaatst.

Weten hoe het opmaken van facturen precies werkt? Check het op onze support pagina.

Kan ik facturen naar eigen wens opmaken en versturen?

Je kunt werken met verschillende factuur lay-outs. De lay-out bepaalt hoe de factuur eruit ziet, welke gegevens erop worden afgedrukt, waar het adresblok komt te staan en wat er in de begeleidende mail komt te staan. We bieden je de mogelijkheid om de bestaande standaard factuurlay-out naar eigen wens te wijzigen of zelf één of meer nieuwe factuurlay-outs aan te maken. Werk je met verschillende lay-outs? Dan kun je per verkoopfactuur bepalen welke je wilt gebruiken.

We vertellen je meer over hoe je de factuur lay-outs opmaakt op onze support pagina.

Kan ik ook offertes maken?

Zeker! Ook hiervoor hebben we een speciale feature, namelijk ‘Yuki Offerte’. Hiermee stel je zelf je digitale offertes samen in verschillende lay-outs, zodat je altijd en heel snel de juiste offerte automatisch naar je klant stuurt. De offertes worden vervolgens na verzending direct in de boekhouding verwerkt en in de juiste ordner geplaatst.

Let wel, Yuki Offerte is alleen beschikbaar wanneer een gebruiker met de rol ‘Directie’ de bundel Small, Medium, Large of Unlimited heeft gekozen via de Yuki Store in het domein.

Meer weten over het hoe en wat van offertes aanmaken in Yuki? We leggen het uit op onze support pagina!

Koppelingen
Koppelt Yuki met andere software (API)?

En of we we koppelen met andere software. Als ondernemer heb je tenslotte te maken met verschillende systemen en oplossingen die jou ondersteunen bij je dagelijkse werkzaamheden. En alle essentiële systemen koppel je natuurlijk het liefst allemaal met elkaar. Op deze manier kun je jouw Yuki-omgeving helemaal op maat maken. Koppel bijvoorbeeld met je webshop, kassasysteem, salarisadministratie, urenregistratie of CRM. Op deze manier krijg je nog beter inzicht in je onderneming en weet je zeker dat je met de juiste data werkt. In de Yuki Appstore kun je inzien welke koppelingen mogelijk zijn en deze direct activeren.

Alvast kijken of jouw koppelingen ertussen staan? Check het op onze koppelingen pagina.

Kan ik mijn loonadministratie koppelen?

Absoluut. We hebben Nmbrs® en Loket geïntegreerd met Yuki. Door de koppeling met Nmbrs® is het mogelijk de salarisstroken, loonjournaalposten en loonaangiften uit Nmbrs® te halen en deze automatisch in Yuki te plaatsen.

Met welke banken is er een bankkoppeling?

Je kunt je exportbestanden van de meeste Nederlandse banken eenvoudig importeren in Yuki. Hoe je dat precies doet leggen we uit op onze support pagina. Het geldt in ieder geval voor de volgende banken:

Creditcards:

  • ABN AMRO
  • ICS (International Card Services)
  • American Express
Veiligheid
Hoe veilig zijn mijn gegevens binnen Yuki?

Dat is natuurlijk een logische vraag en we kunnen je garanderen dat we er alles aan doen om de gegevens die je aan ons verstrekt te beschermen en jouw privacy te beschermen. Daarvoor hebben we een privacyverklaring opgesteld met als doel om openbaarheid te verschaffen over welke gegevens wij verzamelen bij het gebruik van onze software, wat het doel is van het verzamelen ervan, hoe wij ermee omgaan en welke rechten je hebt in verband met de verstrekte gegevens.

Lees Yuki’s privacy statement hier.

De app
Wat is de Yuki Assistant?

Leuk dat je het vraagt! De Yuki Assistant is onze app waarmee je direct toegang hebt tot je eigen portaal. Je bent als ondernemer natuurlijk veel onderweg en daardoor niet altijd je gegevens beschikbaar. Tenminste, als deze alleen via een dashboard op je pc toegankelijk zijn. De Yuki Assistant brengt daar verandering in. Je kunt hiermee onder andere openstaande vragen inzien, openstaande taken bekijken, grafieken checken van je financiële gegevens in de Monitor, relaties uit je Adresboek raadplegen, en direct documenten (waaronder bonnetjes en facturen) aanleveren.

De Yuki Assistant app voor iPhone kun je gratis downloaden via de Apple App Store.
De Yuki Assistant app voor Android kun je gratis downloaden via de Google Play App Store.

Er kan nog veel meer met de Yuki Assistant. Lees erover op onze support pagina.

Aangiftes, documenten & gebruikers
Kan ik extra gebruikers toevoegen?

Dat is natuurlijk wel zo handig. Daarom kun je zelf extra gebruikers en/of werknemers toevoegen. Hoe je dat doet, leggen we uit op onze support pagina of kun je zien in deze video.

Het toevoegen van extra gebruikers in een domein is alleen mogelijk wanneer een gebruiker met de rol ‘Directie’ de bundel Medium, Large of Unlimited heeft gekozen via de Yuki Store in het domein. Hier zijn per extra gebruiker (met rol óf werknemer) echter wel kosten aan verbonden.

Op onze support pagina leggen we je in detail uit hoe het aanmaken van gebruikers en/of werknemers in zijn werk gaat.

Hoe exporteer ik gegevens en documenten vanuit mijn domein in Yuki?

In Yuki kun je al je gegevens eenvoudig bewaren en inzien. Wil je toch liever een keer bepaalde gegevens of documenten uit Yuki halen, dan is dat natuurlijk mogelijk. Door het exporteren van bestanden gaat dat vrij eenvoudig. Er zijn een aantal exportmogelijkheden voor:

Exporteren van adressen (vanuit Relaties (CRM))
Exporteren van financiële transacties (vanuit Boekhouding)
Exporteren van documenten (vanuit Archief)
Exporteren van afschriften (vanuit Bank).

Daarnaast kun je vanuit een administratie nog een aantal overzichten exporteren of downloaden. Deze lichten we verder toe op onze support pagina.

Hoe doe ik btw-aangifte in Yuki?

Dat is eigenlijk vrij eenvoudig. Een concept van de btw-aangifte wordt namelijk per aangifteperiode automatisch aangemaakt in Yuki. Scheelt jou weer werk. Dit concept kun je terugvinden in ‘Archief’ in de digitale ordner ‘Belasting’ en/of in ‘Boekhouding’ via de link ‘Omzetbelasting’. Natuurlijk moet je de conceptversie nog wel goed controleren voor je deze verstuurt. Lees er meer over op onze support pagina.

Wat voor documenttypen kan ik aanleveren?

Het document vormt de basis voor de administratie. Documenten worden in het digitale Archief opgeborgen in ordners en tabbladen, en kunnen gekoppeld worden aan projecten. Je kan ook zelf nog tags toewijzen aan een document.

Yuki kent aan elk document een zogenaamd documenttype toe zoals ‘Standaard’, ‘Inkoop’, ‘Bankafschrift’ etc. Een document kan van elk bestandstype zijn zoals .PDF, .JPG, PNG, .TFF, .DOC, .XLS, .CSV etc. Wil je grote bestanden (meer dan 5 MB) toevoegen of van het bestandstype .PPT en .MOV, dan is dat mogelijk, maar niet aan te raden. Te grote bestanden kunnen de verwerking verstoren of vertragen.

Meer weten over het hoe en wat van documenttypen? Lees het op onze support pagina!

Extended reporting
Wat krijg ik indien ik Extended Reporting afneem?

Extended Reporting is verkrijgbaar in twee pakketten.

Reporting Medium bevat onder andere:

  • Flexibele rapportages en dashboards
  • Budgettering
  • Eigen kpi’s
  • Consolidatie

Het tarief van Reporting Medium is €25,- per administratie


Reporting Large
bevat onder andere:

  • Alles van Reporting Medium, plus:
  • Meerdere budgetten
  •  Scenarioplanning
  • Operationele data
  • Kostenplaatsen & kostendragers
  • Klanten & leveranciersdata
  • Verkoopartikelen

Het tarief van Reporting Large is €50 per administratie.

Wat kost Extended Reporting?

Extended Reporting is verkrijgbaar in twee pakketten:
De prijs van Reporting Medium is €25,- per administratie.
De prijs van Reporting Large is €50,- per administratie.

Aan jou de keuze welke reporting optie de voorkeur heeft. In elk pakket van Yuki kun je de reporting toevoegen die het best bij je bedrijf en ambities past.

Wil je weten wat de verschillen zijn, kijk dan in de FAQ bij de vraag ‘Wat krijg ik indien ik Extended Reporting afneem?

Is Extended Reporting een onderdeel van Yuki?

Yuki maakt hiervoor gebruik van de technologie van Comandi Dashboards. Door de Single Sign On functionaliteit vanuit Yuki is het niet nodig om een aparte applicatie te openen, je hebt vanuit Yuki direct toegang.

De data integratie tussen Yuki en Comandi Dashboards is erg uitgebreid. Zo kun je onder andere inzoomen op transactieniveau, de facturen in PDF openen en verkoopartikelen vanuit Yuki rapporteren.

Hoe eenvoudig is Extended Reporting in gebruik?

Extended Reporting is ontwikkeld voor ondernemers. Je hoeft geen data analist of financial specialist te zijn om gebruik te kunnen maken van onze dashboards en rapportage mogelijkheden. Ben je bekend met Excel, dan is Extended Reporting eenvoudig te gebruiken.

Kan ik Extended Reporting inzetten om te budgetteren?

Ja dat kan! Met Reporting Medium kun je makkelijk een budget opstellen, bijvoorbeeld op basis van de actuals van vorig jaar. Met Reporting Large kun je zelfs meerdere budgetten toevoegen en werken met scenario planning en what-if analyse.

Is het mogelijk om kostenplaatsen en kostendragers inzichtelijk te maken?

Ja dat kan! Met Reporting Large komen alle cijfers op kostenplaatsen en kostendragers uit Yuki automatisch in je dashboards en rapportages terecht. Zo kun je eenvoudige views maken om dwarsdoorsnedes te maken, bijvoorbeeld op afdelingen of business lines.

Kan ik consolideren met Extended Reporting?

Dat is mogelijk! Je kunt een onbeperkt aantal administraties combineren in de dashboards en rapportages. Eventuele eliminaties doe je in een aparte eliminatieadministratie. Met Extended Reporting kun je steeds eenvoudig wisselen tussen geconsolideerde weergave, of enkelvoudig, of een combinatie. Ook kun je eventueel per gebruiker instellen tot welke administraties deze gebruiker toegang heeft.

Kan ik naast mijn financiële data ook operationele data inzichtelijk maken?

Zeker! Je kunt eenvoudig aanvullende/operationele data inlezen via Excel. We hebben ook een automatische import tool beschikbaar, zodat je Excel/CSV data automatisch wordt geïmporteerd. Wil je nog een stap verder gaan en een directe API koppeling met je operationele data? Neem dan contact met ons op voor de mogelijkheden.

© 2021 The Yuki Company