Resource
“Meer werkplezier én een hoger rendement”
Zoveel mogelijk digitaliseren, automatiseren en robotiseren levert eigenlijk alleen maar plussen op, merkt eigenaar en fiscaal jurist Ricardo van Doormalen van Finz op. ”We hebben meer tijd, meer ruimte, meer werkplezier én meer aandacht voor klanten en groei.”
Stress in de BTW-aangiftemaand? Geen seconde, want dankzij boekhoudplatform Yuki is de administratie van alle ondernemers namelijk al praktisch klaar. Ricardo van Doormalen: "De verkoopfacturen die in Yuki worden opgebouwd staan meteen in de administratie. Ook de inkoopfacturen stuurt de ondernemer direct bij ontvangst door naar het speciale Yuki-mailadres van de administratie. En daar wordt het grootste gedeelte – tussen de 55 en 75 procent – automatisch op het juiste grootboeknummer geboekt. Ideaal is natuurlijk dat de ‘digitale collega’ Yuki altijd werkt: ook ’s nachts en in het weekend. Met als groot voordeel voor ons dat we alles op tijd binnen hebben en verwerken. Piekdrukte en overwerken is hier verleden tijd. We houden tijd over voor leukere taken.”
Up-to-date cijfers
Vijf jaar geleden besloot Van Doormalen om voor zichzelf te beginnen. ‘Ik heb cijfers altijd leuk gevonden, maar wel in combinatie met het verhaal dat die cijfers vertellen. Als fiscaal jurist en partner van het kantoor waar ik werkte, gaf ik advies om de belastingdruk te verlagen. Maar liever wilde ik naast de ondernemer staan met advies op basis van real-time cijfers. Op basis daarvan kan iemand veel betere beslissingen maken. Dan beschik je over goede stuurinformatie. Bovendien kun je zo meteen meten of je beslissingen het gewenste resultaat opleveren. Niet voor niets is de naam van ons kantoor Finz: Financieel Inzicht.’
Spannend en snel
Direct bij de start besloot Van Doormalen te gaan werken met een softwarepakket waarmee hij vergaand kon automatiseren. Al snel kwam hij uit bij Yuki. ‘Allereerst vanwege de scan-en-herken-functionaliteit en de herkenningsregels om inkoopfacturen automatisch te boeken.’ Dat klinkt makkelijk, maar de vijf medewerkers moesten wel even wennen, vertelt Van Doormalen. ‘In plaats van alles zelf te boeken en te controleren, moet je erop vertrouwen dat het systeem dat nu doet. Dat is spannend. Zeker omdat het systeem niet meteen feilloos is. Maar afwijkingen komen vanzelf naar voren, en het systeem leert ook: als je bijvoorbeeld drie keer een factuur van de telefoonmaatschappij boekt als ‘telefoon- en internetkosten’, doet Yuki het vervolgens zelf. En dan gaat het tijd opleveren.’
“Piekdrukte en overwerken is hier verleden tijd. We houden tijd over voor leukere taken”
-Ricardo van Doormalen
Tijd, ruimte en werkplezier
Naast tijd scheelt het werken met Yuki ook ruimte, want op het kantoor van Finz zijn geen uitpuilende ordners meer te vinden. ‘Dankzij Yuki zijn alle documenten nu terug te vinden in de digitale administratie. Dat werkt prettiger en efficiënter: we zien precies wat er is en wat eventueel nog mist.’ Maar bovenal levert Yuki meer werkplezier op, vindt de Eindhovense financieel planner. ‘Pas geleden hadden onze vijf medewerkers het er nog over dat het niet meer voor te stellen is dat ze ooit bankafschriften zaten over te typen, met kans op fouten. Of dat ze moesten nadenken op welke grootboekrekening ze een uitgave zouden boeken. Nu boekt het systeem die automatisch in op het juiste grootboeknummer.’
“Het is niet meer voor te stellen dat we ooit bankafschriften zaten over te typen”
-Ricardo van Doormalen
Gewenst rendement
Maar levert de investering ook het gewenste rendement op? ‘Dubbel en dwars’, zegt Van Doormalen. ‘Allereerst behalen wij ons doel: we hebben dankzij het automatiseren en de actuele cijfers veel meer tijd voor gesprekken met klanten. Het mooie is dat klanten dankzij de handige dashboards met bijvoorbeeld omzet en openstaande debiteuren/crediteuren zelf ook veel meer inzicht krijgen in de actuele stand van zaken. Daardoor hebben we heel andere gesprekken dan vroeger. Niet meer over een missende factuur, maar over signalen en trends die we zien in de cijfers of gevolgen van beslissingen en hoe die bij te sturen.’
Kwaliteit verbeteren
Over inzicht en cijfers gesproken: ook de eigen organisatie profiteert daarvan. ‘Yuki geeft een haarfijn inzicht in onze prestaties. We zien precies hoeveel transacties elke medewerker doet en hoeveel tijd we gemiddeld bezig zijn met een transactie. De eerste stap was automatiseren, nu kunnen we ook werken aan het verhogen van de kwaliteit. Maar het inzicht maakt het ook makkelijker om een goede offerte te maken voor nieuwe klanten, omdat we de tijd die we gemiddeld besteden goed kunnen inschatten.’ Want ook dat is een gevolg van werken met Yuki, merkt Van Doormalen: ‘We groeien hard. Klanten zijn enthousiast. Dat zien we terug in mond-tot-mondreclame en aanmeldingen van nieuwe klanten.’
Honderd procent
Of Ricardo Doormalen overstappen op Yuki kan aanraden? ‘Honderd procent’, antwoordt hij volmondig. ‘Het is een meerwaarde voor je klant, haalt werkdruk weg bij je medewerkers en je hebt de administratie altijd up-to-date. Ach, misschien is het beste antwoord nog wel dat ik vorig jaar een kantoor heb overgenomen. En je raadt al: ook daar werken we inmiddels met Yuki.’
Dit interview is tot stand gekomen in samenwerking is met Accountancy Vanmorgen.