12 juni 2020
Eileen Bosman

Vijf vragen aan… | ‘Juist bij vergaande automatisering blijft het persoonlijke contact belangrijk’

Als tiener hield Sandra Mallee, algemeen directeur bij Rikst Accountants, haar inkomsten en uitgaven al bij in een zelfgemaakt kasboekje. De keuze voor de accountancy leek dan ook een logische. Toch was ze op een haar na in de hotelwereld in plaats van de accountancybranche beland. Vijf vragen aan Sandra over de keuze accountancy, de ontwikkeling bij Rikst en haar verkiezing tot Miss Yuki 2020.

Waarom heb je toch gekozen voor de accountancy?

Ik wilde graag naar de hogere hotelschool. Daar moest ik in 5 VWO een toelatingsexamen voor doen. Helaas werd ik niet ingeloot. Vervolgens kon ik kiezen tussen 6 VWO of een andere opleiding. Ik vond de vakken economie 2, handelsrecht en wiskunde altijd al leuk. Zodoende ben ik de accountancy-opleiding gaan volgen. Volgens mijn moeder paste dat ook goed bij mij. Ik hield als tiener al in een zelfgemaakt kasboekje bij hoeveel kleedgeld ik kreeg, hoeveel ik op maakte en hoeveel ik nog over had.

Wat vind je zo leuk aan je werk?

Zeven jaar geleden zocht Rikst een medewerker die tussen de accountant en het team in stond. Iemand die de eerste reviews deed en een eigen klantenportefeuille onderhield. Die functie paste goed bij mij. Ik werk graag met cijfers en vind klantcontact belangrijk. Bij mijn vorige werkgever kreeg ik elk kwartaal schoenendozen met facturen die ik moest inboeken. Bij Rikst waren deze taken geautomatiseerd en gedigitaliseerd. De administratie was toen al volledig workflow gestuurd, via Yuki. Ze hadden een paperless office, en werkten met een clean desk policy en flexplekken. Na een week had ik al het gevoel dat ik al jaren bij Rikst werkte. Dat is ook wel de kracht van de organisatie, je wordt heel snel opgenomen in het team. Het is echt een warm bad waarin je terechtkomt.

De overstap van handmatig naar digitaal werken vond ik in het begin best wel ingewikkeld. Ik ben niet zo heel goed met ICT. Maar ik zag al gauw de voordelen van digitalisering. Je kunt thuis inloggen en overal ter wereld werken. Dat vind ik echt een uitkomst. Bij Rikst zijn alle processen in kaart gebracht en goed geborgd, waardoor werkafspraken makkelijk zijn terug te vinden. De klantadministraties worden digitaal verwerkt met Yuki en de dashboards geven in één oogopslag de status van bepaalde werkzaamheden aan. Zoek je een dossier, dan hoef je alleen maar in het systeem te kijken. Al deze zaken leveren structuur, inzicht en efficiency op. Dat werkt gewoon prettig, zowel intern als naar de klant toe.

Jullie zijn onlangs gestart met het traject “Haal Rikst aan boord!” Wat houdt dit traject in?

Ons motto is “automatiseer wat je kunt automatiseren”. Maar juist bij vergaande automatisering blijft het persoonlijke contact heel belangrijk. Dat wij meedenken met de klant is best lastig om onder het voetlicht te krijgen bij onze klanten. Zij zien ons vaak als accountantskantoor en niet als adviseur of sparringpartner. Met het traject “Haal Rikst aan boord” willen we eigenlijk een belevingswereld voor de klant creëren, een klantreis die samen met Rikst wordt gemaakt. Die reis bestaat uit drie fasen.

De eerste fase noemen wij de ‘Ready fase’. Iemand wordt een lead, de salesmanager gaat met de lead in gesprek en de lead wil met ons verder. Daarna kom je in de ‘Set fase’. De lead is nu klant, de klant gaat werken met Yuki en wij nemen de klant mee in het hele proces van het inrichten van de administratie en eventueel de loonadministratie.
Vervolgens komt de “Go fase”. In die fase gaan we onder andere kijken naar de stip op de horizon voor die klant en hoe hij of zij daar denkt te komen. En we bespreken vraagstukken en situaties die van invloed kunnen zijn op de onderneming.
De “Go fase” is een cyclus die steeds terugkeert. Samen met de klant gaan we continue de cijfers monitoren en weer bijschaven.

In maart ben jij uitgeroepen tot Miss Yuki 2020. Hoe heb je dat beleefd?

Die prijs is echt een stukje waardering naar het hele team. De award ging weliswaar naar mij, maar ik kan hem niet winnen zonder mijn collega’s van de back-office die de hele dag met Yuki werken. Ik vind Yuki een fantastisch pakket. En dat draag ik ook uit in de organisatie.

Als ondernemer moet je de basis, je administratie, op orde hebben, anders kun je niet bepalen welke kant je op wil. Die basis verzorgt Yuki. Yuki is voor mij meer dan een platform dat mutaties verwerkt. Ik spar met ze over dingen waar wij tegenaan lopen, ben betrokken bij events. Ook zit ik in de strategiecommissie van de Yuki-vereniging. In alle commissies zit ook een Yuki-medewerker. Dat vind ik positief. Ze zoeken echt de samenwerking op.

Hoe houd je in deze coronatijd contact met je medewerkers?

Onze teamleiders hebben elke dag contact met de medewerkers via Teams. Ik spreek de teamleiders bijna allemaal wel dagelijks. Een keer in de maand hebben we een gezamenlijke virtuele lunch en een virtuele borrel. Op die manier probeer ik toch wel weer even contact te houden en te zorgen dat teams onderling ook contact hebben. Daarnaast zijn er altijd formele dingen die gecommuniceerd moeten worden. Dat doen we door middel van een interne nieuwsbrief die wekelijks en soms tweewekelijks verschijnt.

Ik ben nu ook aan het kijken of iedereen weer naar kantoor kan komen. In principe kan het. We hebben een relatief klein kantoor, kunnen met de trap omhoog en zitten met twee personen op een kamer. De bureaus staan ver genoeg van elkaar af om de anderhalve meter afstand te garanderen. Maar je moet ook nadenken over looproutes en het gebruik van het toilet en het koffiezetapparaat – dat we nu via een bluetooth bedienen met onze telefoon. Thuiswerken tot december of langer is voor sommige mensen misschien een uitkomst, maar ik weet niet of dat het teamgevoel helpt. Ik leg dit ook voor aan de medewerkers, vraag hoe zij tegen bepaalde zaken aankijken. Samen slaan we ons door deze crisis heen.’

E-book Partners aan het woord Yuki

Yuki, Bright Accounting

Stap nu over
© 2020 The Yuki Company