11 oktober 2021
Jorge Oosthoek

Robotic accounting: het MKB ontkomt er niet aan

Aan de ene kant wil je de administratie zoveel mogelijk automatiseren om groeiambities waar te kunnen maken. Tegelijkertijd is er de vrees voor een kostbaar, tijdrovend proces. Implementatie consultant en Yuki-kenner Nico Neppelenbroek legt uit wat de voordelen van een geautomatiseerde cloud-boekhouding zijn.

Wie de financiële administratie echt efficiënter wil maken, komt eigenlijk automatisch uit bij geautomatiseerde cloud-based boekhoudpakketten. Overstappen naar dergelijke Software as a Service biedt niet alleen ongekende voordelen voor accountants en boekhouders, maar ook voor het MKB.

AA-accountant Nico Neppelenbroek maakte vier jaar geleden kennis met het slimme cloud-pakket van Yuki, destijds werkend bij een accountantskantoor. Hij zag meteen de meerwaarde van de mogelijkheden en raakte zó enthousiast dat hij intussen met zijn eigen onderneming Yuki-software implementeert in bestaande bedrijfssystemen. Hij denkt dat vrijwel iedere onderneming met twee of meer medewerkers er baat bij heeft om over te stappen op geautomatiseerd cloud-based boekhouden of robotic accounting, zoals hij het zelf liever noemt.

Concurrentievoorsprong

“Robotic accountingservices zoals Yuki bieden veel voordelen”, vindt Neppelenbroek. “Om te beginnen real-time inzicht in de financiële administratie. Daardoor kun je razendsnel bijsturen op basis van actuele gegevens, in plaats van op onderbuikgevoel. Ondernemers die hun boekhouding nog offline hebben georganiseerd lopen vaak achter de feiten aan. Hun concurrenten die wél geautomatiseerd, cloud-based boekhouden zijn in het voordeel. Ze zijn flexibeler, zowel als het gaat om bijsturen binnen de eigen organisatie als om bijsturen op belangrijke ontwikkelingen in de markt. Ambitieuze organisaties kunnen eigenlijk alleen al daarom niet meer om robotic accounting heen, willen ze hun doelstellingen halen en voldoende concurrerend zijn.”

Hogere kosten offline pakketten

Daarnaast zijn de kosten van ‘ouderwetse’ pakketten vaak ook nog eens hoger. Zeker de kleinere organisaties gebruiken lang niet alle features waarvoor ze betalen. Andere veelgehoorde redenen om de boekhouding te willen innoveren zijn volgens Neppelenbroek beperkte beschikbaarheid, onoverzichtelijke interfaces en hoge IT-kosten voor onderhoud en updates. Neppelenbroek: “Onverwachte IT-kosten behoren bij online pakketten tot het verleden, want onderhoud, updates en productontwikkeling zijn inbegrepen in de abonnementsprijs.”

Controle en gemoedsrust

Met een cloud-based pakket is je boekhouding bovendien altijd toegankelijk en inzichtelijk. In het geval van Yuki heb je te maken met een gebruiksvriendelijke, overzichtelijke interface. “Het dashboard presenteert niet alleen de cijfers en resultaten op een aantrekkelijke manier voor de gebruiker, maar is interactief. Dat zorgt voor actueel inzicht en overzicht en geeft gemoedsrust, je hebt als ondernemer of accountant het roer stevig in handen.”

En zo kan nog Neppelenbroek nog wel even doorgaan met het opnoemen van argumenten. Neem de zelflerende en instant factuurherkenning bij het scannen. Of de volautomatische kwaliteitsmonitor waarmee je inzicht hebt of je administratie juist, volledig en tijdig is bijgewerkt, onder meer dubbele boekingen behoren daarmee tot het verleden.

Beren op de weg bij overstappen

Ondanks alle voordelen zijn sommige ondernemers toch nog huiverig om de stap naar robotic accounting te maken. Waarom? Neppelenbroek: “Ik hoor vaak dezelfde soort vragen voorbijkomen. Bijvoorbeeld: gaat het pakket de koppelingen wel leggen met onze andere bedrijfssoftware? Of: is er wel voldoende support van de leverancier? Kunnen en willen mijn medewerkers zich aanpassen? Allemaal begrijpelijke vragen, maar in de meeste gevallen volgen er geruststellende antwoorden op.”

Lees: Drie tips voor overstappen naar geautomatiseerd boekhouden

© 2021 The Yuki Company