Resource

Nico over Robotic accounting

Het MKB ontkomt er niet aan

Aan de ene kant wil je tijd besparen, en de administratie zo veel mogelijk automatiseren. Tegelijkertijd is er de vrees voor een kostbaar, tijdrovend proces. Is dat een reële angst? En hoe kun je daar zo goed mogelijk mee omgaan? Implementatie consultant en Yuki-kenner Nico Neppelenbroek legt uit wat de voordelen van een geautomatiseerde cloud-boekhouding zijn.

Wie de financiële administratie echt efficiënter wil maken, komt automatisch uit bij geautomatiseerde cloud based boekhoudpakketten. Overstappen naar dergelijke software biedt niet alleen ongekende voordelen voor accountants en boekhouders, maar ook voor het MKB.

Toen Nico Neppelenbroek kennis maakte met het slimme cloud-pakket van Yuki werkte hij destijds voor een accountantskantoor. Direct zag hij de meerwaarde van de mogelijkheden en raakte hij zó enthousiast dat hij intussen met zijn eigen onderneming Yuki-software implementeert in bestaande bedrijfssystemen.

Volgens Nico heeft vrijwel iedere onderneming met twee of meer medewerkers baat bij een geautomatiseerd cloud based boekhoudpakket of Robotic accounting, zoals hij het zelf liever noemt.

“Robotic accounting-services zoals Yuki bieden veel voordelen”, vindt Neppelenbroek. “Om te beginnen real-time inzicht in de financiële administratie. Daardoor kun je razendsnel bijsturen op basis van actuele gegevens, in plaats van op onderbuikgevoel. Ondernemers die hun boekhouding nog offline hebben georganiseerd lopen vaak achter de feiten aan. Hun concurrenten die wél geautomatiseerd, cloud based boekhouden zijn in het voordeel. Ze zijn flexibeler, zowel als het gaat om bijsturen binnen de eigen organisatie en om bijsturen op belangrijke ontwikkelingen in de markt.”

Kortom, ambitieuze organisaties kunnen eigenlijk alleen al daarom niet meer om Robotic accounting heen, als ze hun doelstellingen willen behalen en voldoende concurrerend willen zijn.

Daarnaast zijn de kosten van ‘ouderwetse’ pakketten vaak ook nog eens hoger. Zeker de kleinere organisaties gebruiken lang niet alle features waarvoor ze betalen. Andere veelgehoorde redenen om de boekhouding te willen innoveren zijn volgens Neppelenbroek beperkte beschikbaarheid, onoverzichtelijke interfaces en hoge IT-kosten voor onderhoud en updates.

Neppelenbroek: “Onverwachte IT-kosten behoren bij online pakketten tot het verleden, want onderhoud, updates en productontwikkeling zijn inbegrepen in de abonnementsprijs.”

Met een cloud based pakket is je boekhouding bovendien altijd toegankelijk en inzichtelijk. In het geval van Yuki heb je te maken met een gebruiksvriendelijke, overzichtelijke interface. “Het dashboard presenteert niet alleen de cijfers en resultaten op een aantrekkelijke manier voor de gebruiker, maar is interactief. Dat zorgt voor actueel inzicht en overzicht en geeft gemoedsrust, je hebt als ondernemer of accountant het roer stevig in handen.”

En zo kan Neppelenbroek nog wel even doorgaan met het benoemen van argumenten. Neem de zelflerende en instant factuurherkenning bij het scannen. Of de volautomatische Kwaliteitsmonitor waarmee je inzicht hebt of je administratie juist, volledig en tijdig is bijgewerkt, onder meer dubbele boekingen behoren daarmee tot het verleden.

Ondanks alle voordelen zijn sommige ondernemers toch huiverig om de stap naar Robotic accounting te maken. Waarom? Neppelenbroek: “Ik hoor vaak dezelfde soort vragen voorbij komen. Bijvoorbeeld: gaat het pakket de koppelingen wel leggen met onze andere bedrijfssoftware? Of: is er wel voldoende support van de leverancier? Kunnen en willen mijn medewerkers zich aanpassen? Allemaal belangrijke vragen wanneer je je oriënteert op een nieuwe boekhoudpakket.”

Goede begeleiding is het halve werk

Bij de overstap naar een nieuw boekhoudpakket is het belangrijk dat je goed wordt begeleid, zo haal je tevens zelf het meeste uit een cloud based boekhoudpakket. Bij Yuki zit dat overigens wel goed. Wij begeleiden je door middel van een onboarding op maat van A tot Z met de overstap.

We snappen dat er veel op je afkomt wanneer je start met een nieuw boekhoudsysteem, daarom willen wij de overstap naar onze software zo soepel mogelijk laten verlopen.