3 tips voor overstappen op geautomatiseerd boekhouden

Waar moet je als ondernemer of financieel manager op letten als je de beslissing hebt genomen en gaat overstappen naar een geautomatiseerd cloud-based boekhoudpakket? Drie tips van AA-accountant Nico Neppelenbroek.

• Doe goede research

“Bepaal eerst welke functionaliteiten nodig zijn binnen een nieuw boekhoudpakket en ga dan pas op zoek naar de service die het beste bij het eisenpakket past. Soms lijkt een pakket goedkoop, maar blijkt er sprake van verborgen kosten voor noodzakelijke functionaliteiten, zoals betalen per scan & herken en automatische boeking. Of je moet veel meer handelingen handmatig verrichten, zodat je minder tijd bespaart dan met een pakket dat meer kan automatiseren. Omgekeerd kan ook het geval zijn: een service lijkt duur, maar blijkt goedkoper uit te pakken als je het volledige rekensommetje maakt. Hoe zit het bijvoorbeeld met kosten van de implementatie? Sluit alles goed aan? En: hoe is de support geregeld?”

• Bepaal het juiste overstapmoment

“Veel ondernemers stellen de noodzakelijke overstap op een nieuw boekhoudpakket uit omdat ze denken dat dit rond de jaarwisseling moet, vaak de drukste periode van het jaar. Maar overstappen kan op ieder moment van het jaar, zolang dat moment maar logisch gekozen is. Door bijvoorbeeld direct na een btw-aangifte over te stappen, zorg je ervoor dat je geen werk hebt aan het overzetten van bonnen en facturen in het nieuwe programma. De tijd die je daardoor overhoudt kun je mooi steken in ondernemen. Ik adviseer meestal om een paar maanden een parallelle boekhouding te voeren. In die periode kunnen de mensen die het pakket gaan gebruiken worden opgeleid en alvast wennen aan de nieuwe aanpak”

• Staar je niet blind op de bekende namen

“De grootste en bekendste partij is niet per se de beste en hoeft ook niet het beste aan te sluiten bij wat jij zoekt. Mijn ervaring is juist dat kleinere leveranciers van cloud-based boekhoudpakketten vaak innovatiever, flexibeler en goedkoper zijn. Het is niet voor niets dat ik mijn bedrijf heb verbonden aan Yuki.”