Boost je administratie naar het next level met vergaande automatisering

Steeds meer ondernemers ontdekken de voordelen van geautomatiseerd boekhouden. Het automatisch verwerken van de documenten en banktransacties levert namelijk flinke tijdwinst op. Maar automatisering gaat veel verder dan alleen de verwerking van documenten. Zo zorgt een automatische controle op de administratie ook voor meer grip en overzicht.

Omdat kostbare tijd niet meer gaat zitten in het verwerken van de standaard boekingen, komt er een eind aan de kwartaalstress en de piekdrukte tijdens de jaarafsluiting. Je houdt, door de vergaande vormen van automatisering, tijd over voor andere belangrijke zaken, zoals controles uitvoeren, financiële inzichten verwerven, intern financieel adviseren, en toekomstgericht sturen.

Van zelflerende software tot aan volautomatische kwaliteitscontroles: bij Yuki staat geautomatiseerde documentverwerking centraal. Dit doen we op drie niveaus. In dit blog vertellen we je wat deze niveaus inhouden en hoe je de administratie naar het ‘next level’ van automatisering brengt.

Drie niveaus om de administratie te automatiseren

Automatisering is een term die veel voorbij komt in verschillende softwarepakketten, maar wat houdt het precies in en hoe kan je de verschillende pakketten op dit punt met elkaar vergelijken? In vergelijking met andere softwarepakketten, biedt Yuki de meest verregaande automatisering met aan de ene kant een hoge automatiseringsgraad voor transactieverwerking en aan de andere andere kant een unieke volautomatische controle op de administratie in het Yuki platform.

Bij Yuki hebben we een automatiseringsstraat op drie niveaus, namelijk:

• niveau 1: Automatische documentherkenning
  Bij veel ondernemingen bestaat een groot deel van de administratie uit het verwerken van documenten. Om deze snel automatisch te verwerken, heb je een goede scan en herken engine nodig die aan de hand van een ‘herkenningsstraat’ documenten snel en juist inleest.
• niveau 2: Automatische transactieverwerking
  Wanneer de documenten in het systeem zijn ingelezen, komt het aan op het automatisch verwerken van transacties. De eerste stap is het opbouwen van historische betrouwbaarheid. De tweede stap is dat de transacties daadwerkelijk volautomatisch worden verwerkt. Binnen het Yuki platform doen we dit door met ‘herkenningsregels’ te werken.
• niveau 3: Automatische controle
  Wanneer je zover bent dat documenten volautomatisch worden ingelezen en volautomatisch worden verwerkt, is het volgende niveau dat je een volautomatische controle hebt op de administratie.
  
  Het Yuki platform biedt hiervoor een unieke kwaliteitsmonitor die in één oogopslag inzicht geeft in de kwaliteit van de administratie. Met de kwaliteitsmonitor wordt de administratie dagelijks volautomatisch op de 7 hoofdonderdelen gecontroleerd: bank, inkoop en verkoop, btw, personeel, activa en verwerking. Het dashboard laat op basis van een cijfer direct zien wat de kwaliteit van de administratie is en waar actie ondernomen moet worden.

Next level: volautomatische data-integratie

Wanneer de boekhouding is geautomatiseerd kan je met de integratie met andere bedrijfssoftware gaan werken aan vergaande geautomatiseerde processen.
Yuki koppelt met meer dan 100 softwarepakketten, onder andere; rapportage software, CRM-systeem, debiteurenbeheer, cashmanagement, webshop, urenregistratie, salarisadministratie en kassasysteem. Eenmaal op de juiste manier gekoppeld, kunnen processen volledig worden geautomatiseerd. Deze manier van data-integratie bespaart zeeën van tijd en zorgt ervoor dat je kunt sturen op real-time informatie en toekomstgericht kan ondernemen.

Hoe breng je de administratie naar het hoogste niveau van automatisering?

Het is om te beginnen belangrijk om in kaart te brengen wat de ambities zijn op het gebied van automatisering. Hoe belangrijk zijn up-to-date cijfers bijvoorbeeld voor jouw organisatie en naar welk niveau van automatisering wil je toewerken? Vervolgens is het belangrijk om te meten wat de huidige situatie is. Hoe actueel zijn de cijfers momenteel, hoe hoog is de huidige automatiseringsgraad en in hoeverre houd je geautomatiseerd de controle op de administratie? Op basis van deze inzichten en de ambities kun je gaan kijken wat je wilt verbeteren.

We helpen je graag verder om de volgende stap te maken met geautomatiseerd boekhouden, zodat je verder kunt groeien met je organisatie en toekomstgericht kunt ondernemen.

Ontdek hoe je met Yuki jouw automatiseringsgraad kunt verhogen