3 september 2019
Jildou de Vries

De juiste software om cijfers te transformeren tot advies ‘Yuki is de brug naar onze klanten’

Het ‘Kantoor van de Toekomst’ staat in het Gelderse Heteren. Van de Nederlandse Orde van Administratie- en Belastingdeskundigen kreeg Den Hartog Hoogveld dit eervolle predicaat opgedrukt. Het doet volgens Tim Hoogveld en zijn compagnon Ferdinand den Hartog ook recht aan de weg die zij samen bij de overname van hun bedrijf zijn ingeslagen. Namelijk: cijfers transformeren tot advies, om ondernemers vooruit te helpen. Met ondersteuning van onder meer NOAB en Yuki.

Werkwijze en filosofie van Den Hartog & Hoogveld sluiten volgens NOAB precies aan bij de toekomstvisie van de beroepsorganisatie. Daarin draait het niet meer uitsluitend om het traditionele ‘cijferwerk’, maar ook om de juiste IT, medewerkers, vaardigheden, marketing en klantbenadering. Dit alles om een niveau van dienstverlening te ontwikkelen waar ondernemers volgens Hoogveld écht op zitten te wachten.

We vroegen hem welke voorsprong zijn administratie- en belastingadvieskantoor heeft op andere kantoren en hoe die bereikt werd?

Hoogveld: “We hebben ons businessmodel omgegooid. Het begint ermee dat wij onze dienstverlening definiëren als een reeks processen. Die processen – de administratie, jaarrekeningen, fiscaliteit – kun je beheersen, verbeteren en versnellen. Daar hoort dan wel software bij die deze werkwijze ondersteunt. In onze ogen hebben we in Yuki de ideale partij gevonden om die ambitie waar te maken. De software van deze leveranciers is voor ons de brug naar de klant en we draaien er alle administraties in: scan en herken, factureren, betalen en de monitor voor de klant. De versnelling die we op basis van deze cloud-oplossing hebben weten te realiseren, maakt dat we tijd creëren om andere diensten te verlenen. Als je traditionele diensten degradeert tot ‘slechts’ een proces, moet je jezelf de vraag stellen; welke producten en meerwaarde lever ik dan nog? Bij ons is dat, dat we nu echt sámen met onze klanten aan het ondernemen zijn.”

Veel administratie- en accountantskantoren beweren dat en zeggen dat ze náást de ondernemer zitten. Maar in de praktijk maakt het aandeel omzet uit advies bij veel kantoren nog maar een relatief bescheiden deel uit van de totale omzet. Hoe hebben jullie dit weten om te buigen?

“In onze bedrijfstak beweren we al gauw dat we de vertrouwde adviseur zijn. Mijn tegenwerping is dat je dat niet van de ene op de andere dag bent, als boekhouder of accountant. Van origine zijn dat mensen die consciëntieus zijn en goed zijn in het leveren van een standaard product. Als je op een andere voet met ondernemers wilt verkeren, zul je niet alleen je bedrijfsvoering moeten veranderen en verbeteren, maar moet je zelf ook anders opereren. Wij investeren veel in het stellen van de juiste vragen aan onze klanten en communiceren anders met ze. Vanouds reikten wij na een ondernemersvraag de oplossing aan. Maar klanten weten bijna altijd wat ze missen en bijna nooit wat ze nodig hebben. In onze visie moeten we niet direct naar het punt van die mogelijke oplossing springen. Het gaat erom dat we ons samen met de ondernemer verdiepen in een vraagstuk, dat we luisteren in plaats van leiden en dat we ook in staat zijn een stukje kwetsbaarheid te tonen. Daar zijn andere gesprekstechnieken voor nodig en een ‘zachte’ kant die ons in staat stelt verbinding te zoeken met onze klanten.”

Hoe kwamen jullie tot het inzicht dat het roer om moest?

“Ferdinand en ik namen dit kantoor over van een familielid. Alles ging daar nog op traditionele wijze. Eerst gingen we aan de slag met de automatisering, om zo efficiënt mogelijk te werken. Toen we dat naar ons idee goed hadden staan, keken we elkaar aan en zeiden: willen we zo door of is de uitdaging er nu wel vanaf? Er was een soort leegte ontstaan, waarin we continu productie draaiden en elke dag hetzelfde was. Net stratenmakers. Met die manier van werken gingen we voorbij aan een prachtig aspect van ons vak. Namelijk, dat we in de eerste plaats ook zélf ondernemer zijn. Daar wilden we meer uithalen. Vervolgens hebben we voor die gedachte tijd ingeruimd. Een dag in de week samen zitten, bij voorkeur niet op kantoor maar in een andere omgeving. Loskomen van de waan van de dag. Het leverde intensieve gesprekken op, waarin we hebben gedefinieerd hoe we het fenomeen ondernemerschap zien. Dat heeft geleid tot een visie, die we met ondersteuning van de NOAB de afgelopen twee jaar uitgerold hebben. Een sneeuwbal die steeds groter wordt. Daar zitten we nu middenin.”

Hoe draagt het gebruik van Yuki bij aan de transformatie naar een nieuw verdienmodel?

“Voorheen maakten we met onze klanten afspraken over de administratie, de jaarrekening en de aangiftes. Daar rolde dan een prijs uit. Ondernemers beseffen heus wel dat wij veel automatiseren en dat er steeds minder mensenwerk aan te pas komt. Een vraag die onvermijdelijk volgt is: wat doen júllie dan eigenlijk nog voor ons geld? Dat hebben we inzichtelijk gemaakt. We bieden drie pakketten aan, waarbij de ondernemer zelf kiest welke vorm van dienstverlening hij afneemt. Als ik het keuzepalet beschrijf komt het neer op: reactief, actief of proactief. De tijd die vrijvalt door de grotere efficiency gebruiken we om evaluatiemomenten in te plannen en bij de ondernemer aan tafel te zitten om te werken aan de ontwikkeling van persoon, ondernemer en bedrijf. De een vindt die extra aandacht al voldoende, de ander wil dat je strategisch meedenkt. Tijdens die sessies stellen we, zoals gezegd, vooral vragen. Welke kant wil je op? Wat zijn je doelen? Waar moet je bedrijf over een poosje staan? Daar werken we samen naartoe. Het traditionele jaarrekeninggesprek wordt een ondernemersgesprek, want die jaarrekening is maar een uitkomst. Het moet gebeuren en de basis moet goed zijn. Maar veel belangrijker is het om naar de toekomst te kijken. Als je samen met je klant antwoorden vindt, heb je niet alleen nieuwe business, maar zien ondernemers daar ook de waarde van in en ze zijn bereid daar meer voor te betalen.”

Met Yuki zit DH&H nog in de opbouwfase, aldus Hoogveld. “Maar het aantal transacties dat hun ‘Robotic Assistant’ zelf verwerkt, groeit met de dag. De kwaliteitsmonitor geeft een ‘rapportcijfer’ aan de administratie en controleert op inconsistenties en onvolkomenheden. Sommige collega-kantoren zijn van mening dat robotisering leidt tot controleverlies, maar zo ervaren wij dat beslist niet. Als er een afwijking wordt geconstateerd, dan wordt die meteen voorgelegd en neemt de medewerker zelf een beslissing. De kwaliteitsmonitor vergroot de juistheid van administraties en zorgt voor veel tijdwinst. Op ieder moment kunnen wij de ondernemer een getrouw beeld geven van de stand van zaken in zijn onderneming. En pieken in de werkzaamheden kennen wij eigenlijk niet meer; op de eerste dag van het kwartaal zijn we gewoon bij.”

Ook weten welke features jou in staat stellen te sparren met ondernemers op basis van real time data? Bekijk de webinar van Niels en ontdek het in 30 minuten. 

Bekijk de webinar

All you need is Yuki

Stap nu over
© 2019 The Yuki Company