BoulesBitesBar | Hoe Yuki voor rust en stabiliteit zorgt in de hectiek van de horeca

Sebastiaan werd in 2020 Area Manager van de vestigingen van BoulesBitesBar in Breda en Eindhoven. BoulesBitesBar, kortweg BBB, is een nog jonge franchiseorganisatie met een uniek concept, een mix van gemoedelijk vermaak en gastronomie. Sebastiaan: “We laten onze gasten de Franse sfeer opsnuiven door de combinatie van indoor jeu de boules met een veelzijdige keuken.”

Niet veel later vroegen de eigenaren van BBB Sebastiaan om ook Dock FEC te gaan runnen, hun entertainmentbedrijf in Vlissingen. En zo had hij als Area Manager van drie vestigingen ineens bijna 80 mensen onder zich werken.

Vernieuwend horeca-concept
BoulesBitesBar groeit razendsnel. In twee jaar tijd zijn er al zeven vestigingen geopend en er staan zes nieuwe op de planning. Een actuele, overzichtelijke financiële administratie is van groot belang voor de Area Managers en de franchisegevers zodat zij snel kunnen bijsturen waar nodig. 

In het geval van BBB moeten vestigingen bovendien binnen zeven dagen na afloop van de maand hun financiële cijfers rapporteren. Dat is normaal gesproken al een uitdaging, dus zeker voor Sebastiaan die meerdere zaken tegelijk runt. 

Het advies: Yuki
Accountant Marco Simonse van Simonse & Geus raadde hem Yuki aan als oplossing voor de (financiële) administratie. “Wij kennen de kracht van het pakket. Onder meer door de korte termijn van rapporteren waaraan Sebastiaan is gehouden, zouden de voordelen van Yuki direct boven water komen. Er was bij ons geen twijfel: Yuki zou het beste passen bij Sebastiaans situatie.”

En dat advies pakte bijzonder goed uit. Van tevoren werden wel eerst de eisen goed in kaart gebracht. Daarna zorgde het kantoor van Marco voor de inrichting van de boekhouding en andere onderdelen van de financiële administratie.

Koppelingen met andere systemen
Marco kijkt tevreden terug op dit initiële proces. “We hebben met Yuki de administraties van Sebastiaans vestigingen zodanig kunnen inrichten dat alle benodigde informatie razendsnel beschikbaar is.” 

“Zo hebben we zijn reserveringssoftware en het kassasysteem aan Yuki gekoppeld. Daardoor hebben Sebastiaan en de franchisegever continu actueel inzicht in de gekozen arrangementen en kunnen ze vanuit hun eigen horeca-expertise direct operationele beslissingen nemen op basis van de feiten, in plaats van op gevoel.” 

“Ook de loonadministratie en de kasadministratie hebben we gekoppeld zodat deze realtime worden bijgewerkt. Als wij tijdens het inrichtingsproces een vraag hadden, stond de support-afdeling van Yuki meteen klaar om ons te ondersteunen.”

Onnoemelijk veel tijd besparen
Behalve het snel kunnen bijsturen op basis van de actuele werkelijkheid, maakt Yuki Sebastiaans drukke horecaleven ook op andere manieren gemakkelijker. Zo biedt Yuki uitgebreide automatiseringsmogelijkheden. Leveranciers sturen de facturen rechtstreeks naar een uniek e-mailadres en overige facturen uploadt hij zelf.

Het foutenpercentage pakt veel lager uit dan bij het boekhouden op de ouderwetse manier. Yuki herkent onregelmatigheden en trekt bij een missende factuur of dubbele boeking meteen aan de bel, zodat de fout hersteld kan worden. De hoge automatiseringsgraad en het zelflerend vermogen van Yuki zorgen dan ook niet alleen voor actuele inzichten in de financiële en operationele gang van zaken, maar besparen ook onnoemelijk veel tijd bij  BTW-aangifte of jaarafsluiting. Foutieve boekingen en zoekgeraakte bonnetjes behoren zo tot het verleden.

Goede werkafspraken noodzakelijk
Maar zelfs werken met Yuki gaat niet vanzelf, zo onderstreept Marco. “Het dagelijks up-to-date hebben van de administratie is wel een vereiste om optimaal gebruik te kunnen maken van de kracht van Yuki.” Daartoe is het maken van goede werkafspraken heel belangrijk, beseffen beide partijen.

Bovendien verandert de rol van de accountant. Waar de boekhouder voorheen vooral zichtbaar was rondom de aangifteperiodes is er nu sprake van een continue ondersteunende, adviserende rol. Communicatie met de klant is daarbij veel belangrijker geworden.

Bij Simonse & Geus nemen ze die nieuwe rol serieus en investeren ze daar ook in. Marco: “Onze collega Jolanda is volledig gefocust op het verhogen van de automatiseringsgraad bij onze klanten. Waar valt nog tijdwinst te behalen via standaardiseren en optimaliseren van het proces? Welke koppelingen zijn er verder nog mogelijk binnen het bestaande systeem? We zijn bij ons op kantoor messcherp als het gaat om het up-to-date hebben en houden van de klant-administraties.”

Kort erop zitten
Sebastiaan ervaart deze missie van zijn accountant in de praktijk. “Typerend voor de horeca zijn de piekdruktes. De administratie dreigt dan nogal snel op het tweede plan te komen. Maar Marco en zijn collega’s houden me continu scherp om ook als het druk is de administratie up-to-date te houden. Ze zitten er kort op en ondersteunen me fantastisch.” 

Die directe aanpak, het erbovenop zitten en het ondersteunen wanneer je even dreigt vast te lopen is volgens Sebastiaan wel een voorwaarde om volledig van Yuki te kunnen profiteren. “Het mooie van deze werkwijze is dat deze meteen loont. Deze week nog heb ik bijvoorbeeld drie uur gedaan over een administratieve klus waar ik voorheen vijf maanden voor uittrok.”

Rust en stabiliteit
Yuki is voor Sebastiaan dé oplossing. “Als horeca-man in deze sector houd ik me het liefst bezig met inhoudelijke zaken. Toch ontkom je als Area Manager niet aan administratieve taken. Dankzij Yuki en de hechte samenwerking met Marco en zijn collega’s, blijft de tijd die ik kwijt ben aan de financiële administratie beperkt tot een minimum. Ik kan de financiële situatie van mijn vestigingen altijd en overal inzien. Door koppelingen en verregaande automatisering neemt Yuki ongelofelijk veel administratieve tijd uit handen. Daardoor kan ik meer tijd besteden aan het runnen van mijn zaken en het verzorgen van een unieke beleving voor onze gasten. Dankzij de manier waarop Yuki werkt, heb ik meer grip op de zaak dan ooit. Dat brengt veel rust en stabiliteit binnen de organisatie.”

Yuki, Bright Accounting

Ik wil een demo
© 2022 The Yuki Company