Standaardisatie en automatisering bieden meerwaarde voor franchise

De van oorsprong Duitse franchiseketen BackWERK maakt de afgelopen jaren in Nederland een flinke opmars door met haar zelfbedieningsbakkerijen. In Duitsland heeft het bedrijf meer dan 350 vestigingen, in Nederland staat de teller voorlopig op 18. Het bedrijf wordt daarbij administratief ondersteund door accountants- en adviesbedrijf Flynth met haar nieuwe bedieningsconcept Fonkel en door online boekhoudplatform Yuki, zowel bij de centrale organisatie als bij de individuele franchisenemer. Die samenwerking biedt volgens alle partijen een duidelijke meerwaarde, waarbij vooral standaardisatie en een hoge automatiseringsgraad centraal staan. Dat is mogelijk dankzij één platform waar alle partijen mee werken.
Juist in de franchisebranche is dat wat manager finance Remco Oosterink van BackWERK betreft heel belangrijk. ‘Het blijft in franchise altijd moeilijk om ondernemers met elkaar te vergelijken, ook al heb je dezelfde methodiek. Maar het helpt wel heel erg mee als je zeker weet dat alles op dezelfde manier geboekt wordt en de uitkomsten dus ook op dezelfde manier verantwoord worden, waardoor we ook veel beter kunnen vergelijken. Dat geeft ons de mogelijkheid onze franchisenemers te ontlasten.’

“Kort op de bal zitten”

Voor franchisenemers bij BackWERK is het vooral belangrijk om omzet, brutomarge en loonkosten scherp op het netvlies te houden, weet Oosterink. Daarnaast spelen uiteraard met het oog op de lange termijn de ontwikkeling van de resultaten en de liquiditeit een grote rol. Bij BackWERK als franchisegever wordt behalve op die gegevens ook scherp gelet op het bedrijfseconomische model van de formule. ‘Voor ons is het bijvoorbeeld van belang om te zien wat er gebeurd met het bedrijfseconomische resultaat op het moment dat we een nieuw product in de markt zetten.’ Uiteindelijk zijn het de franchisers die het moeten doen, weet Oosterink. ‘Maar we werken wel heel intensief samen met onze ondernemers. We hebben bijvoorbeeld de afspraak met onze franchisenemers dat we inzicht krijgen in hun administratie en resultaten.’ Het model met hetzelfde platform voor zowel de centrale organisatie als voor de franchisenemers maakt het volgens de financiële man bij de franchiseketen mogelijk om ‘kort op de bal te zitten’ en dus tijdig bij te kunnen sturen. ‘Het helpt ons ook mee in onze eigen bedrijfsvoering, want op de tiende van de maand weten we hoe onze franchisenemers draaien.’

Gegevens via één workflow binnen 24 uur verwerkt

Directeur Martin van den Berg van Fonkel kent de eigen dynamiek die franchiseformules met zich meebrengen, omdat al veel ervaring werd opgedaan met de begeleiding van groepen ondernemers binnen een formule. ‘Zo’n formule met franchisenemers moet zich kunnen meten met filiaalbedrijven en bij die bedrijven heb je eigenlijk altijd inzicht. Die zijn strak georganiseerd en daar is vaak één administratief systeem. Als daar wordt gezegd: we willen linksaf met het bedrijf, dan gaan ze linksaf.’Fonkel en Yuki lossen dat als partners van BackWERK op door de data-informatie van de verschillende Nederlandse vestigingen van de bakkerijformule te koppelen aan de eigen systemen en vervolgens te zorgen voor tijdige oplevering van managementinformatie. Van den Berg: ‘Dat doen we op een hele consistente manier. Waardoor je als management van de formule optimaal in staat bent om te weten wat de resultaten van je ondernemers zijn en je als ondernemer kunt meten aan de ondernemers binnen jouw formule.’ Alle aangeleverde gegevens worden via één workflow binnen 24 uur verwerkt en tussentijdse cijfers worden vaak maandelijks weergegeven. Van den Berg: ‘Voor ons loont het om systemen te koppelen, omdat we meerdere ondernemers binnen zo’n formule bedienen. Dus het is voor ons ook efficiënt om een investering te doen in IT.’

Standaardisatie is eerste voorwaarde

Daarbij komt softwareleverancier Yuki kijken, dat een zelflerend, multifunctioneel platform levert voor Fonkel en BackWERK. Commercieel directeur Micha Smit legt uit dat alle vestigingen van BackWERK op dezelfde manier samenwerken met Fonkel, waarbij Fonkel met behulp van de Yuki-software alle aangeleverde documentstromen verwerkt. ‘Iedereen levert op dezelfde manier aan, werkt op dezelfde manier, heeft hetzelfde rekenschema en communiceert via het platform op dezelfde manier met Fonkel. Doordat je die standaardisatie krijgt, kun je ook heel goed het platform die administratie laten automatiseren.’ Die standaardisatie is wat Smit betreft een eerste voorwaarde voor elk accountantskantoor om ook te kunnen automatiseren.

Robotic assistent speelt belangrijke rol

Yuki wil qua functionaliteit dus veel meer bieden dan alleen een boekhoudpakket voor accountants. Smit: ‘Yuki is vertrokken vanuit het feit dat accountants en ondernemers moeten samenwerken en allebei niet zitten te wachten op heel veel manuele handelingen.’ Door die samenwerking via één platform is het mogelijk meetgegevens per vestiging te leveren en te analyseren over bijvoorbeeld de automatiseringsgraad of de loonkosten. De robotic assistent speelt daar volgens Smit een belangrijke rol bij. ‘Die voert automatische checks uit op de boekhouding en geeft een cijfer. Doorklikken op een laag cijfer levert automatisch inzicht op per vestiging. Maar tegelijkertijd gaan we dat cijfer ook beschikbaar maken voor de ondernemer. Wat betekent dat die ondernemer ook kan zien: waar ligt nou mijn probleem? Zonder dat de accountant er achteraan hoeft te gaan.’

Uiteindelijk levert dat voor de accountant meer tijd op om te adviseren en voor de ondernemers om te ondernemen. ‘Ik ben er wel van overtuigd dat het model zoals we het nu hebben staan, we daar qua inzicht in resultaten van franchisenemers veel verder in zijn dan heel veel andere partijen’, schat Oosterink in.

Geschreven door Misha Hofland en verschenen op Accountancy Vanmorgen

Jildou de Vries

Jildou de Vries

Bij Yuki werk ik als Marketeer. Ik houd mij bezig met alle (online) marketing activiteiten, zoals de website, social media, events & SEA en SEO.