Vijf vragen aan… | ‘SpotOnMedics neemt fysiotherapiepraktijken mee op reis naar de toekomst’

Zijn hospitality achtergrond komt Niels Rientjes goed van pas in zijn functie als Klant Succes Manager bij SpotOnMedics. De missie van het all-in-one platform voor fysiotherapeuten is namelijk de reisleider te zijn voor de praktijkhouder en ervoor te zorgen dat de praktijk morgen en overmorgen ook nog bestaat. Vijf vragen aan Niels over hoe SpotOnMedics dit doet.

Hoe is het platform ontstaan en wat houdt ‘all-in-one’ in?

‘Onze directie verzorgde voor diverse opdrachtgevers een accountancy productiestraat inclusief het jaarrapport en de fiscale aangiftes. Op een dag klopte een fysiotherapie praktijkeigenaar op de deur die graag wilde praten over zijn eigen praktijk en het managen hiervan. Geconcludeerd werd dat er een nieuw systeem nodig was om een goed beeld te kunnen vormen van hoe de praktijk ervoor staat. In 2010 is SpotOnMedics vervolgens gestart met een volledig nieuw concept waarmee fysiotherapeuten meer inzicht in hun praktijkvoering krijgen en dagelijks weten hoe ze ervoor staan in termen van winst en verlies.

SpotOnMedics opereert in een verticale markt. De gemiddelde klant is een praktijk met 15 tot 20 medewerkers. Maar het kan ook een eenpitter zijn, of een praktijk met meer dan 50 man personeel. We werken in een drielagenmodel: software, financiële diensten en big data & advies. We ontwikkelen zelf online software voor de fysiotherapie, zoals de agenda, een praktijk- en kwaliteitsmanagementsysteem en het EPD, het elektronisch patiënten dossier. De software wordt ontwikkeld conform de meest actuele eisen voor informatiebeveiliging. We zijn ISO 27001 en NEN 7510 gecertificeerd en hebben onlangs de hercertificering behaald. Alle producten en diensten zijn volledig met elkaar geïntegreerd.

Daarom ook de claim van het ‘all-in-one’ platform. Dit levert tijdswinst en inzicht op in de praktijk. Je hoeft immers niets meer te checken, niet meer zelf te boeken en niet meer te valideren. En de praktijkhouder heeft op dagbasis overzicht hoe zijn praktijk ervoor staat. Met de directe koppeling met SpotOnMedics Financieel (Yuki) kan dit allemaal. Alles wat er gebeurt in de agenda van de fysiotherapiepraktijk wordt direct genoteerd op de omzet van de boekhouding. Het enige wat de praktijk dan nog hoeft te doen is de inkoop aanleveren. En dat gaat heel makkelijk met de app van Yuki.’

Wat is het voordeel van specialiseren?

‘We hebben eind 2018 een team van 40 professionals. Een kwart van ons team is ex-praktijkhouder of praktijkmanager of is fysiotherapeut geweest. Wij kennen dus de markt. Met name de ex-praktijkhouders hebben een adviseursrol bij ons. Als je een homogene klantengroep hebt zoals wij, beschik je over heel veel data. Niet alleen over de financiën, maar ook over behandelresultaten. Dat is interessant. Door te kijken naar de data van een praktijk, aan de hand van benchmarking, kun je bekijken waarom de ene praktijk het beter doet dan de ander. Daar geven onze adviseurs advies over.

En wat wij eigenlijk continu doen, is dat wij onze praktijken meenemen op reis naar de toekomst. Dat is onze missie. Wij willen de reisleider zijn voor de praktijkhouder en het management en ervoor zorgen dat zijn of haar praktijk morgen en overmorgen nog bestaat. Het gaat daarbij om de klantbeleving, de customer journey.’

Hoe helpt Yuki jullie dienstverlening te verbeteren?

‘We zetten Yuki als enige platform in om alle financiële administraties te monitoren en van onze klanten de administraties te beheren. Een praktijkhouder is gekscherend gezegd een vakidioot; een fysiotherapeut waarvan de winkel steeds groter is geworden. En die zijn praktijk moet aansturen en zijn therapeuten en ondersteuners moet uitbetalen aan het eind van de maand. Dat betekent dat hij meer inzicht nodig heeft in zijn financiële administratie, maar dan op een hele eenvoudige manier, zodat hij makkelijk zijn cijfers kan uitlezen.

Fysiotherapeuten hebben weinig tijd en als ze tijd hebben, dan moeten ze die of aan de behandelbank of op de bank thuis spenderen, vinden wij. Het Yuki-platform is gewoon gemaakt voor de ondernemer. Kijk je naar de financiële monitor van Yuki op praktijkniveau, dan kun je op een hele eenvoudige manier aflezen hoe een praktijk ervoor staat in termen van winst en verlies.

Een ander mooie tool vanuit Yuki is het overzicht met de omzet en kosten verschillen per maand dat je kan raadplegen. Een praktijkhouder kan op het overzicht zien waarom hij in de ene maand meer winst maakt dan in de andere. En vanaf dat moment kan hij ook direct doorklikken naar de factuur. Dat maakt het super begrijpelijk. Bij elke betaling hoort een factuur te matchen. Als je daar dan ook nog volledig op kunt doorklikken, ben je in staat om je boekhouding echt te begrijpen. Dat is de grootste winst.

Fysiotherapeuten zijn geen fan van computers. Ze willen gewoon aan het herstel van de patiënt werken. Maar ze hebben wel hun plichten. Dat moet op zo’n eenvoudig mogelijke manier, zodat ze daar zo min mogelijk tijd aan kwijt zijn. Daar helpt Yuki heel goed bij. Tegelijkertijd is het ook een heel fijn instrument voor ons intern. Onze financieel specialisten zijn er fan van. Het is een andere manier van werken. Je hebt een directe communicatielijn met de praktijk aan de hand van de Yuki Postbus. Je kunt alles terugvinden in een domein. Ook als iemand ziek is. Dat biedt veel transparantie.

En prettig zijn de automatische herkenningsregels. Aangezien we ons alleen op fysiotherapie richten, hebben wij die niet veel. Daardoor kunnen we steeds meer werk robotiseren, zodat we ons echt bezig kunnen houden met adviesvraagstukken van de klant.’

Is het platform ook uitrolbaar bij andere beroepsgroepen?

‘We hebben een duidelijke missie: we willen doorgroeien naar een groter marktaandeel. Nu hebben we een marktaandeel van iets meer dan 20% en we willen naar de 40 à 50%. Klanten zeggen ook dat het haalbaar is. Daar zijn we ons nu intern voor aan het prepareren. Er zijn al verschillende specialisaties toegevoegd aan de software. Bijvoorbeeld de oedeemfysiotherapeut, geriatriefysiotherapeut en bekkenfysiotherapeut. We hebben dus al een vrij brede doelgroep binnen de paramedische branche. Maar we sluiten natuurlijk niet uit om ook andere zorgprofessionals in de toekomst te gaan bedienen.’

Jullie hebben recent de Yuki Marketing Award gewonnen?

‘Dat klopt! We hebben de award met name gewonnen omdat wij een specifieke doelgroep aan ons binden. De jury loofde ons om de manier waarop wij werken, dus echt vanuit de customer journey, de events die wij voor klanten bedenken en het resultaat van het SpotOnMedics routeboek. Het routeboek beantwoordt alle vragen over de implementatietrajecten. In het document worden per fase alle acties, hulpmiddelen en betrokkenen beschreven.

Dat is denk ik de manier waarop je tegenwoordig moet werken. Je moet het zo voorkauwen dat je het succes van een implementatietraject kunt afdwingen. Wij werken op een totaal andere manier dan de traditionele accountant. Dat beloonde Yuki met een award en daar zijn wij erg blij mee!’

Jim Sterk
Bij Yuki werk ik als Marketeer. Ik houd mij bezig met alle (online) marketing activiteiten, zoals de content marketing, social media & events.
0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *