Update van de WKR en Yuki

Hoe zit dat nu precies met de werkkostenregeling? Waar moet je op letten bij de WKR voor 2016? In deze blog worden een aantal wijzigingen en belangrijke aandachtspunten uit de WKR besproken. Mocht je in 2015 de vrije ruimte (1,2% van de fiscale loonsom – dit percentage blijft zo in 2016) overschrijden, dan moet dit worden aangegeven in de aangifte loonheffingen over januari 2016. Deze aangifte dienen we in februari 2016 in. Voor die tijd moet er wellicht nog naar wat zaken gekeken worden.

Wellicht moet je de arbeidsvoorwaarden nog eens onder de loep leggen om te kijken of je met de huidige voorwaarden goed uit komt binnen de werkkostenregeling. De arbeidsvoorwaarden zijn geregeld in de arbeidsovereenkomst of in de CAO.

Precies een jaar geleden schreef ik mijn eerste blog over de werkkostenregeling. Toen heb ik een opsomming gegeven van welke kosten onder welk onderdeel van de werkkostenregeling vallen: intermediaire kosten, gerichte vrijstellingen, nihil-waarderingen, vrije ruimte. Mocht je dit nog eens na willen lezen dan kan dat hier.

Noodzakelijkheidcriterium

Wat houdt dat nou precies in? Het gaat om ‘ter beschikking stellingen’, ‘verstrekkingen’ en ‘vergoedingen’ die “redelijk” noodzakelijk worden geacht voor de uitvoering van de dienstbetrekking. Het gaat hierbij om:

  • Gereedschappen;
  • Computers, tablets;
  • Mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur.

Er zijn een aantal eisen gesteld aan het vergoeden van deze kosten binnen het noodzakelijkheidcriterium. Als hier níet aan voldaan wordt zou het kunnen dat de kosten níet onder de gerichte vrijstellingen vallen, maar in de vrije ruimte terecht komen.

  1. Als werkgever bepaal je de noodzakelijke vereisten. Stel, we nemen een telefoon als voorbeeld. Als werkgever moet je op papier zetten aan welke eisen deze telefoon moet voldoen én aan welke eisen het abonnement moet voldoen.
  2. Als werkgever vergoed je in principe alle kosten. Om te bepalen hoe hoog de kosten moeten/mogen zijn moet je bij 3 verschillende aanbieders offertes opvragen. Deze houd je als onderbouwing van de kostenvergoeding bij je administratie. Het gemiddelde bedrag is wat je maximaal mag vergoeden. Je mag géén lagere vergoeding geven wegens privégebruik van de medewerker.
  3. Stel dat de werknemer duurdere apparatuur neemt. Bij de bepaling van de kosten heb je als werkgever gekozen voor een simpelere telefoon waardoor de kosten bijvoorbeeld op € 50,00 per maand uit komen. Je werknemer is echter een iPhone fanaat en wil het nieuwste toestel hebben. Hierdoor komen de werkelijke kosten van het abonnement echter op € 65,00 per maand uit. De werknemer mag hier uiteraard voor kiezen. Als werkgever mag je de hogere kosten vergoeden. Let wel op dat je dan de facturen van de werknemer nodig hebt als onderbouwing.
  4. Als werkgever moet je zorgen voor onderbouwing. Je moet de vergoedingen één keer in de 3 jaar evalueren en kunnen onderbouwen. Na 3 jaar moet je dus bijvoorbeeld opnieuw de offertes aanvragen die we eerder genoemd hebben. Tenzij je kan verwachten dat de hoogte van de vergoedingen niet meer kloppen, dan wordt je geacht ze eerder aan te passen. Daarnaast moet je als werkgever ook controleren of je medewerker daadwerkelijk het abonnement heeft afgesloten wat voldoet aan de vereisten die ervoor opgesteld zijn.
Aanwijzen werkkosten

Je mag gedurende het jaar bepalen of je kosten aanwijst voor de werkkostenregeling of dat je ze belast bij de werknemer. Eenmaal aangewezen in een kalenderjaar mag je echter niet meer wijzigen.

Voorbeeld: Je besluit je medewerkers in plaats van € 0,19 per kilometer € 0,30 per kilometer te vergoeden. Deze € 0,30 per kilometer betaal je gewoon netto uit. Dat is € 0,11 meer dan wat je onbelast mag vergoeden onder de gerichte vrijstellingen. Je kiest ervoor om dit in de vrije ruimte onder te brengen. In November kom je echter tot de conclusie dat je meer kosten onder brengt in de vrije ruimte dan waar plek voor is. Er moet dus 80% eindheffing betaald gaan worden over de overschrijding van de vrije ruimte. Je mag dus níet vanaf November de € 0,11 per kilometer ineens toch gaan bruteren bij de medewerker. En je mag dit al helemaal niet met terugwerkende kracht corrigeren. Het eerst volgende moment om dit aan te passen zal zijn per 01 januari 2016.

Renteloze lening

Per 1 januari 2016 is het níet meer mogelijk om de renteloze lening op de eigen woning van de medewerker onder te brengen in de vrije ruimte. Het gaat hier om het rentevoordeel wat de medewerker heeft. Dit rentevoordeel móet vanaf 2016 belast worden bij de medewerker en is vervolgens voor de medewerker aftreknaar in de IB-aangifte. In 2015 mag dit voordeel dus wel ondergebracht worden in de vrije ruimte als daar plek voor is.

Voor wat de fiets e.d., blijft dit ook in 2016 wel gewoon mogelijk.

Gebruikelijkheidscriterium

Er zal vanaf 2016 strenger gekeken worden naar of een bepaalde vergoeding of verstrekking gebruikelijk is. Om dit te bepalen moet je op de volgende vragen antwoord geven:

  1. Wat is de aard van de vergoeding of verstrekking?
  2. Wat is de omvang of waarde van de vergoeding of verstrekking?
  3. Hoe werd de vergoeding of verstrekking vóór de WKR in de organisatie behandeld?
  4. Krijgen collega’s de vergoeding of verstrekking ook?
  5. Krijgen vergelijkbare werknemers bij een andere werkgever de vergoeding of verstrekking ook?

Staatssecretaris Wiebes heeft laten weten dat ook in 2016 vergoedingen tot € 2.400,00 per medewerker gebruikelijk worden geacht.

Jildou de Vries

Jildou de Vries

Bij Yuki werk ik als Marketeer. Ik houd mij bezig met alle (online) marketing activiteiten, zoals de website, social media, events & SEA en SEO.
Jildou de Vries

Recente berichten van Jildou de Vries (alle berichten)