Spreek jij al UBL met jouw klanten?

Dat Yuki vloeiend UBL spreekt is je vast niet ontgaan. Maar hoe spreek je als ondernemer UBL met Yuki? Op deze vraag geeft onze blogpost antwoord. In drie simpele stappen spreek je zelf binnen een paar seconden ook UBL met jouw klanten.

Wat is dat UBL nou precies?

UBL staat voor Universal Business Language en wordt gebruikt om facturen tussen bedrijven gestructureerd uit te wisselen. Groot voordeel van UBL is dat 100% herkenning mogelijk is. Het vermindert de kans op fouten bij het inboeken van facturen. UBL is een bestand dat als bijlage in de mail mee wordt verstuurd met de digitale factuur. Met Yuki kun je alle facturen versturen en ontvangen in UBL formaat.

Stappenplan

Verstuur jij verkoopfacturen vanuit Yuki? Dan kun je nu ook de UBL bestanden volledig automatisch mee laten sturen. De opdrachtgever (jouw klant) zal in dit geval de gebruikelijke e-mail ontvangen met in de bijlage de digitale PDF factuur, met als extra bijlage een UBL bestand.

Stap 1. Ga naar verkoop

Yuki UBL factuur - Stap 1

Stap 2. Ga naar factuurinstellingen

Yuki UBL factuur - Stap 2

Stap 3. Maak een keuze qua verzending

Yuki UBL factuur - Stap 3

  1. Meesturen als extra attachment (dus 1 attachment met het plaatje om te printen en 1 attachment met de UBL data)
  2. Meesturen als extra attachment en PDF in de UBL ingesloten (dus 1 attachment met het plaatje om te printen en 1 attachment met de UBL data en daar nog eens de PDF in opgeslagen)
  3. Meesturen als enige attachment PDF in de UBL (dan ontvangt de klant wel een PDF in de UBL maar die is niet gemakkelijk voor de klant leesbaar. Dit doe je alleen als je veel facturen stuurt naar klanten die dat volledig electronisch verwerken.

Nummer 2 is de meest compacte en bij nummer 3 verstuur je de PDF effectief twee keer en is zo de meest complete. Keuzes 2 en 3 zijn de meest voorkomende.

SimplerInvoicing

Je kunt er ook voor kiezen om de documenten strikt volgens het SimplerInvoicing formaat mee te sturen (dit is een Nederlandse standaard voor een eenvoudige subset van UBL). In dat geval vink je het vakje aan.

Wat zijn de voordelen?
  1. Je hebt geen kans op fouten;
  2. Met e-factureren bespaar je veel kosten op drukwerk en portokosten voor het verzenden van facturen;
  3. Omdat de documenten direct in Yuki staan, heb je een actueel inzicht in je administratie, betalingen staan direct in de betaallijst. Je kunt dus op elk gewenst moment zien hoe je bedrijf ervoor staat;
  4. Je houdt de opdrachtgevers helemaal tevreden met deze moderne manier van werken.

Factureer je momenteel nog niet vanuit Yuki? Dan is dit wellicht een goed moment om er mee te starten. Meer informatie over digitaal factureren met Yuki kun je hier nalezen.

Ontvang inkoopfacturen ook in UBL

Sommige leveranciers bieden ook al de mogelijkheid om naast de digitale factuur per e-mail ook de factuur in UBL formaat aan te leveren. Als deze mogelijkheid er is, dan hoef je alleen nog maar deze e-mail met PDF en UBL bestand door te sturen naar je persoonlijke e-mail die gekoppeld staat aan je domein (domeinnaam@yukiworks.nl). Je kunt ook vragen of je leverancier direct naar dat adres mailt.

Conclusie

In drie eenvoudige stappen spreek je vloeiend UBL met Yuki. Als iedereen UBL spreekt en schrijft, gaan zaken dus sneller, efficiënter en worden er minder fouten gemaakt. Ga dus vandaag nog aan de slag!

Aanvullende interessante links over UBL:

Tachtig procent boekhoudsoftwaremarkt kan UBL aan

Het net sluit rond elektronisch factureren in UBL formaat

Meer weten?

Heb je vragen, dan kun je altijd even contact opnemen met Lonneke. Bel of stuur een mail naar lonneke@yuki.nl

Jildou de Vries

Jildou de Vries

Bij Yuki werk ik als Marketeer. Ik houd mij bezig met alle (online) marketing activiteiten, zoals de website, social media, events & SEA en SEO.