Koppeling Autotask en boekhoudplatform verbetert ICT-bedrijfsvoering

Als ICT’er neem je dagelijks vraagstukken uit handen van je klanten. Maar in hoeverre ben je op zoek naar oplossingen die je eigen bedrijfsvoering kunnen verbeteren? Neem bijvoorbeeld de boekhouding. Vaak wordt die vanuit verschillende systemen door meerdere partijen bijgehouden. Maar hoe efficiënt werkt dit nou eigenlijk echt? In hoeverre draagt die manier van boekhouden bij aan de optimalisatie van de onderneming?

Wat je nog vaak ziet, is dat ICT ondernemingen de administratie zelf verwerken in lokale software. Na verwerking wordt deze vervolgens aangeleverd bij de accountant die zich bezighoudt met de aangiftes en jaarrekening. Dit is een tijdrovend proces en zorgt ervoor dat de boekhouding vaak niet actueel inzichtelijk is voor de ondernemer.

Doordat er met lokale software gewerkt wordt, is het niet mogelijk om de administratie na verwerking online met de accountant te delen. Controles laten hierdoor op zich wachten, waardoor correcties eigenlijk te laat worden uitgevoerd. En wat als blijkt dat de administratie dan toch niet compleet is? Een zoektocht naar ontbrekende facturen neemt meer tijd in beslag dan je denkt. Maar niet alleen de controles en correcties, ook het inzicht in je financiële cijfers laat op zich wachten. Het doorvoeren van verbeteringen in de bedrijfsprocessen is dan al vaak te laat.

Een efficiënte samenwerking

Wat als je samen met de accountant tegelijkertijd op één plek met de boekhouding bezig kunt zijn? Dat je correcties tijdig kunt bespreken én uitvoeren wanneer nodig? Dat je nooit meer achter de feiten aan hoeft te lopen, omdat je altijd toegang hebt tot actuele cijfers? Een online boekhoudplatform biedt in dat geval meer voordelen.

Van lokaal naar online

Een online platform zorgt er allereerst voor dat je afscheid kunt nemen van papieren rompslomp. De boekhouding wordt na verwerking altijd online bijgewerkt, waardoor je na een controle nooit meer de administratie in hoeft te duiken. Hierbij kun je kiezen voor een platform waarin je zelf boekt, of een platform zoals Yuki waarin je de boekhouding online uitbesteedt.

Juistheid, volledigheid en tijdigheid

Wil je weten welke betalingen er nog open staan? Of wat je banksaldo is? Via het financieel dashboard in Yuki wordt alle verwerkte administratie in overzichtelijke rapportages weergegeven. Waar en wanneer je ook bent, je hebt altijd realtime inzage in je actuele cijfers. Terwijl jij je hier mee bezighoudt, kijkt de accountant via het platform met je mee, controleert hij maandelijks de boekhouding op zijn volledigheid, juistheid en tijdigheid en stuurt hij aan waar nodig.

Koppelen met Autotask

Naast online boekhouden maakt de software het ook mogelijk om andere bedrijfsprocessen te integreren. Zo kun je naast inkopen, verkopen en banktransacties ook makkelijk schakelen met bijvoorbeeld je CRM.

Een bekend systeem waar reeds mee wordt gekoppeld en waar binnen de ICT branche veel gebruik van wordt gemaakt, is Autotask. Autotask is een management platform in de cloud waar niet alleen je CRM, maar ook contracten in worden bijgehouden, de facturatie wordt uitgevoerd en support tickets worden geregistreerd. Zo biedt Yuki je niet alleen een online boekhouding, maar zorgt er voor dat de hele bedrijfsvoering wordt geautomatiseerd.

Inmiddels maken innovatieve en snelgroeinde ICT ondernemingen zoals Proxsys en Tredion al van deze koppeling gebruik.

Toegang tot dezelfde data

Wat je dus ziet is dat één online systeem, waar iedereen tegelijkertijd toegang heeft tot dezelfde data, uiteindelijk meer mogelijkheden biedt.

  • Iedereen heeft via 1 systeem toegang tot dezelfde data waardoor de accountant aan de achterkant altijd kan meekijken. Controles en correcties kunnen direct besproken en uitgevoerd worden en hoeven niet te wachten tot het eind van het jaar.
  • Betalingen die nog openstaan, je banksaldo of correcties die door de accountant zijn uitgevoerd. Alle werkzaamheden zijn waar en wanneer je ook bent, direct via het financieel dashboard inzichtelijk.
  • Yuki heeft een webservice omgeving (API) die het mogelijk maakt om externe systemen met elkaar te laten communiceren. Zo is er bijvoorbeeld al een koppeling met het ICT management platform, Autotask.
Jildou de Vries

Jildou de Vries

Bij Yuki werk ik als Marketeer. Ik houd mij bezig met alle (online) marketing activiteiten, zoals de website, social media, events & SEA en SEO.
Jildou de Vries

Recente berichten van Jildou de Vries (alle berichten)